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Microsoft OneNote no es solo una aplicación ordinaria para tomar notas. Se puede usar para guardar listas, incrustar archivos y crear documentos para el trabajo, la escuela y el hogar. Pero la clave es la organización y con estas características destacadas, puede tener un sistema bien estructurado para estar al tanto de las cosas.
La jerarquía de OneNote
Si no es un usuario actual o frecuente de OneNote, es importante que se familiarice con su estructura. OneNote se compone de tres niveles jerárquicos principales: cuadernos, secciones y páginas. Puede pensar en él como en un cuaderno de espiral físico, de múltiples sujetos.
Cuadernos son los archivos principales de OneNote que contienen todas las piezas en su interior. Puede crear cuadernos separados para elementos como Trabajo, Escuela o Hogar.
Secciones son los divisores en los cuadernos y los siguientes niveles en la jerarquía. Puede etiquetarlos como en un cuaderno universitario como Química, Psicología y Matemáticas para cada una de sus clases.
Paginas están dentro de las secciones como notas, listas y planificadores. Usando la Universidad como ejemplo nuevamente, su sección de Psicología puede incluir páginas para notas de clase, preguntas de estudio y asignaciones de tareas.
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Ahora que tiene una breve explicación de la estructura de OneNote, es hora de pasar a sus maravillosas características organizativas.
Crear grupos de secciones
Para llevar las cosas un paso más allá con las secciones, puede utilizar los denominados grupos de secciones. Básicamente, esto significa que dentro de un cuaderno que contiene numerosas secciones, puede agrupar las secciones. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cuándo es posible que desee utilizar grupos de secciones.
Usos de grupos de secciones
Primero usaremos nuestro ejemplo de cuaderno universitario. Tienes secciones etiquetadas para cada clase. Pero, ¿qué pasa si desea agrupar esas clases por semestre o trimestre? Usando Grupos de Sección, puede crear un grupo llamado Semestre 1 y luego mover esas secciones de clase al grupo.
Luego, cuando llegue su próximo período, cree otro Grupo de Sección llamado Semestre 2 y agregue las clases como secciones dentro de él.
Para el trabajo, es posible que tenga un cuaderno llamado Proyectos de trabajo. Puede crear grupos de secciones para proyectos de TI, proyectos de servicio al cliente y proyectos de gestión de clientes. Luego, dentro de Proyectos de TI, hay secciones para Rediseño de sitios web, Nuevo sistema y Conversiones de clientes.
La función Grupos de secciones es una forma útil de organizar dentro de su cuaderno y secciones. Y puede evitar que tenga que crear cuadernos separados para temas que pertenecen juntos.
Configurar un grupo de secciones
Puede crear un grupo de secciones muy fácilmente. Haga clic con el botón derecho del mouse en el Pestaña barra y seleccione Nuevo grupo de sección y darle un nombre. Si ya ha creado secciones, puede simplemente arrastrarlas al nuevo Grupo de secciones. De lo contrario, haga clic en el grupo y agregue secciones dentro de él.
Cuando se encuentre dentro de un grupo de sección y desee retroceder (subir) un nivel, simplemente haga clic en la flecha verde.
Trabajar con etiquetas
Es posible que ya utilice etiquetas en otras aplicaciones, como herramienta diferente para tomar notas o administrador de marcadores. Estas pequeñas etiquetas prácticas pueden hacer organizar y buscar mucho más fácil . Y OneNote ofrece una gran variedad de etiquetas integradas además de etiquetas personalizadas que puede crear.
Seleccionar y aplicar etiquetas
Sobre el Hogar pestaña, verá la sección llamada Etiquetas en tu cinta. Cuando hace clic en la flecha del cuadro Etiquetas, puede ver una lista completa de las opciones integradas. Desde una simple priorización hasta seguimientos de ideas, libros y películas, puede elegir entre una buena selección.
Para usar una etiqueta, navegue hasta la página donde desea que se aplique y simplemente haga clic en ella en la lista de Etiquetas. Junto con un ícono coincidente para una fácil visualización de un vistazo, puede insertar texto en la etiqueta. Entonces para la etiqueta Sitio web para visitar , puede ingresar a www.makeuseof.com o para Película para ver , Puedes entrar Lo que el viento se llevó .
Para la escuela, puede usar etiquetas para priorizar las asignaciones de tareas. A continuación, puede buscar todas las etiquetas con una prioridad alta para ver cuál se debe primero. Para el trabajo, puede usar etiquetas para las reuniones que necesita programar. A continuación, puede verlos rápidamente todos a la vez y comenzar a programar.
Buscar páginas etiquetadas
Una vez configuradas las etiquetas, puede buscarlas haciendo clic en Buscar etiquetas en el Etiquetas sección de su cinta. Esto abrirá un Resumen de etiquetas con todas sus etiquetas, además de una opción de agrupación para una clasificación sencilla. Puede hacer clic en cualquier etiqueta para ir directamente a la página.
Pruebe varias etiquetas
Puede agregar más de una etiqueta a una página y anidar etiquetas también. Así que si eres usar OneNote para obtener una lista de verificación de tareas pendientes , puede utilizar etiquetas independientes para Proyecto A , Proyecto B , y Programar reunión . Pero también puedes usar Proyecto A , Programar reunión , y Discutir con la gerencia todo en uno. Esto le permite buscar las etiquetas como un grupo y también por separado.
Para agregar estas etiquetas anidadas, coloque el cursor dentro de la etiqueta original y simplemente seleccione la etiqueta adicional de la lista. A continuación, verá que el icono de esa etiqueta aparece junto al resto.
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Para modificar las etiquetas actuales o crear una nueva, simplemente seleccione Personalizar etiquetas desde la parte inferior de la lista de etiquetas o del Resumen de etiquetas .
Insertar enlaces para acceso rápido
Al igual que con las otras aplicaciones de Microsoft como Word y Excel, OneNote le permite agregar enlaces externos e internos. Por ejemplo, si está compilando una lista de sitios de referencia para un artículo, puede colocar las URL directamente en su lista. También puede vincular texto de una de sus páginas de OneNote a un archivo específico en su computadora.
Pero otra característica organizativa que es muy útil es vincular cuadernos, secciones y páginas entre sí dentro de OneNote. Es posible que no se dé cuenta de lo conveniente que puede ser y de lo fácil que es hacerlo.
Usos del enlace
Volviendo al ejemplo del cuaderno universitario, puede utilizar esta función para hacer referencia al material. Tal vez le gustaría vincular notas de una sección de proyecto anterior a una nueva para la misma clase. O tal vez desee conectar una página de asignación de tareas a su lista de tareas pendientes.
Para trabajar, puede vincular un Programar reunión etiqueta a la página de la agenda de una reunión. O puede vincular las notas de la reunión a una nueva página que planea crear para una descripción general del proyecto.
Elija y aplique enlaces
Para vincular cuadernos, secciones y páginas, comience por seleccionar el texto en la página que desea conectar. Luego, haga clic en Enlace de la cinta en el Insertar pestaña o haga clic con el botón derecho en el texto seleccionado y elija Enlace desde el menú contextual.
Aparecerá el cuadro emergente Enlace y podrá elegir el cuaderno, expandir uno a la sección o ir un paso más allá para seleccionar una página. También puede crear una nueva página, un enlace a un sitio web o conectarse a un archivo en su computadora desde este cuadro.
Cuando haya terminado, haga clic en OK y estás listo. También puede seguir estos mismos pasos para editar un enlace si es necesario.
Formas adicionales de organizarse
Con Grupos de secciones, Etiquetas y Vínculos, puede comenzar de maravilla con OneNote. Además, aquí hay más funciones que pueden ayudarlo a mantenerse bien organizado.
- Cuadernos y secciones con códigos de colores para ver lo que necesita de un vistazo.
- Utilice subpáginas para crear una estructura de esquema dentro de una sección.
- Comparta cuadernos para una colaboración instantánea en proyectos.
- Sincronice con Outlook para las tareas pendientes y los eventos del calendario.
- Ingrese palabras clave en el cuadro de búsqueda para encontrar elementos rápidamente.
- Aproveche las plantillas integradas para formatos de página organizados.
¿Cuál es su forma favorita de organizar OneNote?
Cuando combina estas funciones, está tomando notas simples y convirtiéndolas en un sistema estructurado y organizado . Si no es fanático de OneNote, hay muchas aplicaciones robustas de esquema de Mac que puede usar para mantenerse organizado.
¿Utiliza uno o todos estos métodos para organizar OneNote? ¿Qué funciones le parecen más útiles para mantenerlo todo junto? ¡Háganos saber sus pensamientos en los comentarios!
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Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyectos, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
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