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Todo el mundo sabe lo versátil que es la declaración IF en un programa con script, pero ¿sabía que puede usar gran parte de la misma lógica dentro de una celda en Excel?
Una definición básica de una declaración IF en un programa es que le permite generar algo específico en función de los resultados de varias entradas. Puede realizar cálculos completamente diferentes basados en el resultado de algún otro cálculo. Puede realizar un formateo condicional. Incluso puede basar su salida en búsquedas de cadenas de celdas de entrada.
Si esto suena complicado, no se preocupe. Echemos un vistazo a algunas formas creativas en las que puede usar declaraciones IF en Excel.
¿Qué es una declaración IF en Excel?
Cuando la mayoría de la gente piensa en usar una declaración IF en Excel, piensa en VBA. Esto se debe a que una declaración IF suele ser lógica que se usa en el mundo de la programación. Sin embargo, puede utilizar esta misma lógica de programación dentro de la propia celda de la hoja de cálculo.
Cuando escribe '= IF (' en la celda, verá cómo debe verse la sintaxis de su declaración IF para funcionar correctamente. El requisito básico es solo una 'prueba lógica'. De forma predeterminada, la salida de la celda será sea VERDADERO o FALSO, pero puede personalizarlo incluyendo parámetros adicionales en la función.
Cómo funciona una función IF básica
Primero, echemos un vistazo a una función IF básica. En la hoja de cálculo de ejemplo anterior, tengo cuatro actividades que registro relacionadas con mi automóvil. Registro la fecha en la que ocurre cualquiera de los cuatro eventos: un cambio de aceite, reparación de un automóvil, registro o renovación del seguro.
Digamos que si la columna 'Reparado' contiene un 'SÍ', entonces quiero que el Tipo de evento tenga 'REPARACIÓN'. De lo contrario, debería ser 'SIN REPARACIÓN'. La lógica de esta declaración IF es muy simple:
|_+_|
Al llenar toda la columna con esta fórmula, se obtienen los siguientes resultados:
Esta es una lógica útil, pero en este caso particular no tiene mucho sentido. Todo lo que alguien tiene que hacer es mirar la columna 'Reparado' para identificar si esa fecha involucró una reparación.
Entonces, exploremos algunas declaraciones de función IF más avanzadas para ver si podemos hacer que esta columna sea un poco más útil.
Declaraciones AND e IF
Al igual que en un programa normal, a veces para examinar dos o tres condiciones que dependen una de la otra, es necesario utilizar la lógica AND. Lo mismo es verdad aquí.
Definamos dos nuevos tipos de eventos: planeados o no planeados.
Para este ejemplo, nos centraremos solo en el Cambio de aceite columna. Sé que normalmente programo mis cambios de aceite el segundo día de cada mes. Cualquier cambio de aceite que no sea el segundo día del mes fue un cambio de aceite no planificado.
Para identificarlos, necesitamos usar una lógica AND como esta:
|_+_|Los resultados se ven así:
Esto funciona muy bien, pero como puede ver, hay un pequeño defecto lógico. Funciona para mostrar cuándo ocurren los cambios de aceite en las fechas esperadas, las que aparecen como 'Planificadas'. Pero cuando la columna de Cambio de aceite está en blanco, la salida también debe estar en blanco. No tiene sentido devolver un resultado en esos casos porque nunca se realizó ningún cambio de aceite.
Para lograr esto, pasaremos a la siguiente lección de función IF avanzada: declaraciones IF anidadas.
Declaraciones IF anidadas
Sobre la base de la última función, deberá agregar otra declaración IF dentro de la declaración IF original. Esto debería devolver un espacio en blanco si la celda de cambio de aceite original está en blanco.
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Así es como se ve esa declaración:
|_+_|Ahora la declaración comienza a parecer un poco compleja, pero en realidad no lo es si se mira de cerca. La primera instrucción IF comprueba si la celda de la columna B está en blanco. Si es así, devuelve un espacio en blanco o ''.
Si no está en blanco, inserte la misma instrucción IF que usamos en la sección anterior, en la parte False de la primera instrucción IF. De esta manera, solo está verificando y escribiendo resultados sobre la fecha del cambio de aceite cuando hubo un cambio de aceite real que tuvo lugar. De lo contrario, la celda está en blanco.
Como puede imaginar, esto podría volverse terriblemente complejo. Entonces, cuando anida declaraciones IF, siempre dé un paso a la vez. Pruebe la lógica de la instrucción IF individual antes de comenzar a anidarlos juntos. Porque, una vez que tenga algunos de estos anidados, solucionarlos puede convertirse en una verdadera pesadilla.
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Declaraciones OR
Ahora vamos a mejorar la lógica solo un poco. Digamos que esta vez lo que quiero hacer es devolver 'Mantenimiento anual' si se realiza un cambio de aceite o una reparación combinada con registro o seguro al mismo tiempo, pero solo 'Mantenimiento de rutina' si solo se realizó un cambio de aceite. Suena complicado, pero con la lógica de instrucción IF correcta no es nada difícil.
Este tipo de lógica requiere la combinación de una declaración IF anidada y un par de declaraciones OR. Así es como se verá esa declaración:
|_+_|Así es como se ven los resultados:
Es notable el tipo de análisis complejo que puede realizar simplemente combinando varios operadores lógicos dentro de declaraciones IF anidadas.
Resultados basados en rangos de valores
A menudo es muy útil convertir rangos de valores en algún tipo de resultado de texto. Esto podría ser tan simple como convertir una temperatura de 0 a 50 grados F en 'Fría', de 50 a 80 como 'Cálida' y cualquier temperatura superior a 80 como caliente.
Los profesores probablemente sean los que más necesiten esta lógica debido a las puntuaciones de las letras. En el siguiente ejemplo, vamos a explorar cómo convertir un valor numérico en texto basado en ese rango.
Digamos que un maestro usa los siguientes rangos para determinar la calificación con letras:
- 90 a 100 es una A
- 80 a 90 es una B
- 70 a 80 es una C
- 60 a 70 es una D
- Menos de 60 es un F
Así es como se verá ese tipo de declaración IF multi-anidada:
|_+_|Cada nido es el siguiente rango de la serie. Solo debe tener mucho cuidado de cerrar la declaración con el número correcto de paréntesis o la función no funcionará correctamente.
Así es como se ve la hoja resultante:
Como puede ver, esto le permite representar cualquier número en forma de cadena descriptiva. También se actualizará automáticamente si el valor numérico de la hoja cambia alguna vez.
Usar la lógica IF-THEN es poderoso
Como programador, ya conoce el poder de las declaraciones IF. Le permiten automatizar el análisis lógico en cualquier cálculo. Esto es muy poderoso en un lenguaje de secuencias de comandos, pero como puede ver, es igual de poderoso dentro de las celdas de una hoja de cálculo de Excel.
Con un poco de creatividad puedes hacer algo cosas muy impresionantes con lógica de instrucción IF y otras fórmulas en Excel.
¿Qué tipo de lógica única se le ocurrió al usar declaraciones IF en Excel? ¡Comparta sus propias ideas y consejos en la sección de comentarios a continuación!
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Ryan tiene una licenciatura en Ingeniería Eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Antiguo editor en jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y la radio nacionales.
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