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¿Alguna vez has visto un hermosa forma en tu vida?
No creo que lo haya hecho. El sencillo formulario en papel solo quiere tu maldita información y luego se dirige hacia un archivo polvoriento en alguna parte.
Ahí es donde puede brillar un formulario electrónico rellenable. Primero, puede crear y difundir uno a la velocidad de unos pocos clics. En segundo lugar, puede hacer que salgan de la pantalla con un diseño imaginativo. En tercer lugar, no necesita un archivo polvoriento.
Los formularios rellenables ya no son el terreno de Adobe Acrobat. Varias herramientas pueden ayudarlo a crear formularios inteligentes sobre la marcha. Google Forms es la primera herramienta popular que me viene a la mente. Pero hay otros alternativas confiables a Google Forms allí afuera.
Microsoft Word incluido.
Puede que no hayas prestado atención a Las poderosas habilidades de Word porque aún no era necesario crear un formulario. Además, un formulario que se puede completar es una función avanzada en Microsoft Word que es posible que desee hacer con una pistola apuntando a su cabeza. Pero debe dominarlo porque nunca se sabe cuándo es posible que deba recopilar datos o comentarios de una audiencia objetivo.
Todo comienza con un plan
Piénsalo de esta manera. Su objetivo es persuadir la información y no torcerla con una forma que enorgullecería a los J. Edgar's de este mundo. Tu objetivo es conseguir tus objetivos y los del usuario. Por ejemplo, puede utilizar un formulario para solicitar comentarios de los visitantes de su sitio y ampliar sus propios conocimientos. Su objetivo como propietario de un sitio web es cumplir con las expectativas de los usuarios y aumentar el tráfico a su página.
Mantenlo simple. Piense en la facilidad de uso de las etiquetas, los campos de entrada y los botones de acción del formulario.
Haz las preguntas correctas. Pregunte solo lo que realmente necesita. Se puede dejar información adicional para otras formas de comunicación.
Hágalo fácil de completar. Los usuarios deberían poder escanear el formulario de un solo vistazo.
El diseño de formularios es un tema completo. También debe considerar otros factores, como garantizar la privacidad del formulario y la validación de datos que sigue. Estos tres son objetivos generales que debe establecer usted mismo. Entonces, vayamos a la cinta de Microsoft Word y a una pestaña especial donde comienza todo.
La pestaña Desarrollador es el centro de control de su formulario
El proceso para crear nuestro primer formulario comienza en el Desarrollador pestaña de la cinta. Todavía no puede detectarlo, ya que está deshabilitado de forma predeterminada. Llevémoslo a la superficie.
Ir a Archivo> Opciones> Personalizar cinta . Debajo de la larga lista de pestañas principales a la derecha, seleccione la casilla de verificación Desarrollador . Hacer clic OK . Los controles de desarrollador ahora tienen un lugar en la cinta.
Agregar los controles de contenido
Los controles de contenido son elementos interactivos que le ayudan a diseñar documentos y plantillas rápidamente. Son contenedores de contenido específico en un documento. Estos controles de formulario han sido parte de Word desde 2007. Son los componentes básicos de cualquier formulario. Cada control de contenido tiene propiedades que se pueden configurar para tomar información del usuario y recopilar datos.
Escriba los detalles que desea que completen los destinatarios, como nombre, sexo, edad, país, número de teléfono móvil, sistema operativo ... y algunos más. Usar una tabla para organizar ordenadamente los campos siempre es una buena idea. Así es como se ve el esqueleto del formulario ...
Ahora, tenemos que agregar los Controles de contenido de la pestaña Desarrollador, lo que hará que este formulario sea más interactivo. Selecciona el Desarrollador pestaña. Inserte el cursor donde desea que aparezca el control. En el grupo Controles, puede ver que hay diez opciones de control de contenido para elegir dependiendo de la entrada del usuario que desee.
Elija el control de contenido adecuado para su formulario
Control de contenido de texto enriquecido: Los usuarios pueden escribir más de una línea y dar formato al texto en negrita o cursiva.
Control de contenido de texto sin formato: Los usuarios solo pueden ingresar texto en formato de texto sin formato.
Control de contenido de imagen: Este control muestra una imagen. Puede especificar la imagen o los usuarios pueden hacer clic en este control para seleccionar una imagen para insertar en el documento.
Control de contenido de la galería de bloques de creación: Esto es útil para documentos más complejos cuando desea que las personas elijan un bloque de texto específico. Un bloque de construcción es cualquier contenido prediseñado. Este control puede contener estos bloques prediseñados para que usted seleccione el correcto. Los bloques de construcción pueden ayudarlo a crear formularios con muchas variables rápidamente. Por ejemplo, puede crear tres términos diferentes de un acuerdo como tres bloques de construcción. Con este control, selecciona uno para aplicar en el formulario.
Control de contenido de la casilla de verificación: Los usuarios pueden seleccionar una o más opciones de una lista predefinida en el formulario.
Control de contenido del cuadro combinado: Los usuarios pueden seleccionar de una lista de opciones que usted proporciona o pueden ingresar su propia información.
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Control de contenido de lista desplegable: Los usuarios pueden seleccionar una o varias opciones de una lista desplegable.
Control de contenido del selector de fecha: Permite al usuario elegir una fecha del calendario mostrado.
Control de contenido de sección repetida: Este control de contenido se puede utilizar para recopilar diferentes versiones de los mismos datos. Con esto, puede repetir las secciones de su formulario según sea necesario.
Herramientas heredadas: Estos son los tipos de campo que estaban disponibles en versiones anteriores de Word. Por ejemplo: marcos. Puede seguir usándolos en Word 2016 cuando desee guardar un formulario para una versión anterior de Word.
Ahora, todo lo que tiene que hacer es agregar los controles de contenido en los lugares correctos en su documento y luego usar las propiedades de control de contenido para configurarlos para tomar el tipo correcto de datos de los usuarios. Hagamos esto en la siguiente sección.
Agregar todos los controles de contenido
Inserte el cursor donde desea que aparezca el control. Elija entre diez controles de contenido según la entrada del usuario que desee.
Por ejemplo, Nombre necesita un Control de texto sin formato como un campo de datos rellenable. Género podría hacer con Casillas de verificación para hombres, mujeres y otros según corresponda. Para texto repetitivo, puede utilizar el Control de contenido de la galería de bloques de creación .
Así es como se ve nuestro formulario simple después de que todos los controles de contenido se hayan colocado en los lugares correctos.
Establecer las propiedades para cada control de contenido
Cada control de contenido tiene propiedades que puede restringir o cambiar. Por ejemplo, el Selector de fechas control ofrece opciones para el formato que desea utilizar para mostrar la fecha.
Haga clic en el control de contenido que desea cambiar. Ve a la Desarrollador pestaña y haga clic en Propiedades . Cambie las propiedades que desee.
Por ejemplo, puede seleccionar un símbolo específico para la casilla de verificación en lugar de la marca de verificación estándar. Puede configurar el Selector de fecha para aceptar fechas en un formato específico mes-fecha-año.
Aquí hay otra ilustración de una lista desplegable.
Por defecto, el Nombre para mostrar y Valor será el mismo, pero puede cambiarlo si lo desea. No necesita cambiar los valores a menos que esté usando macros de Word para seguir trabajando en los campos del formulario.
Una vez que haya llenado la lista desplegable, haga clic en. Los usuarios podrán seleccionar las opciones de la lista desplegable en el formulario terminado.
Agregar texto de relleno para guiar al usuario
Cada control de contenido muestra un texto de relleno. Por ejemplo, el Control de contenido de texto sin formato le dice que ' Haga clic o toque aquí para ingresar texto '. El cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido le permite modificar este texto y hacer que las instrucciones sean más relevantes para los datos que está buscando. Esto es útil porque desea que las instrucciones sean lo más claras posible para el usuario.
Modifique el texto instructivo predeterminado en unos pocos pasos rápidos:
Ve a la Desarrollador pestaña y haga clic en Modo de diseño .
Haga clic en el control de contenido donde desea revisar el texto instructivo del marcador de posición.
Edite el texto del marcador de posición y déle formato de la forma que desee.
Sobre el Desarrollador haga clic en la pestaña Modo de diseño para desactivar la función de diseño. Guarde el texto instructivo.
Finalizar el formulario y restringir la edición no intencionada
No desea que los usuarios cambien los campos del formulario y rompan la integridad de la información que está buscando. Con un solo comando, puede bloquear la edición del contenido del formulario por cualquier persona que no sea usted mismo.
Abra el formulario que desea bloquear o proteger.
Hacer clic Inicio> Seleccionar> Seleccionar todo (o presione CTRL + A).
Hacer clic Desarrollador> Restringir la edición .
A Restringir el panel de edición se mostrará a la derecha. Haga clic en el menú desplegable para Editar restricciones y elige Rellenar formularios . Habilite el Permitir solo este tipo de edición casilla de verificación encima.
Haga clic en Sí, comience a aplicar la protección y luego ingrese una contraseña para asegurar las restricciones. Ahora, todo está bloqueado y el usuario solo puede acceder a los campos del formulario para ingresar datos.
Siempre pruebe el formulario antes de enviarlo. Abra el formulario, complételo como lo haría el usuario y luego guarde una copia en la ubicación que desee.
Esta es una forma en su forma más simple. Dar formato y diseñar con otras herramientas de Word puede convertir incluso este formulario simple en un documento poderoso para el intercambio de datos. Dejemos eso para otro artículo futuro.
¿Necesita diseñar un formulario ahora mismo?
Un formulario es una herramienta de participación. También es una herramienta para transacciones gracias a la aceptación legal de firmas electrónicas y digitales en todo el mundo. Si tiene un negocio de cualquier tipo, puede crear sus propios formularios y mantenerlos como plantillas de formulario para cualquier situación.
¿Creas tus propios formularios? ¿Qué tan conveniente encuentra Microsoft Word en comparación con los formularios de Google más populares o muchas otras alternativas en línea?
Crédito de la imagen: Andrey_Popov a través de Shutterstock.com
Escrito originalmente por Saikat Basu el 25 de julio de 2011.
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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