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Su calendario está diseñado para programar, su aplicación de tareas pendientes está diseñada para enumerar tareas , ¿Derecha? Pero dado lo interdependientes que son estas dos actividades, esa segregación simplemente no tiene sentido. Google ahora se está integrando calendario de Google y listas de tareas pendientes mediante la introducción de recordatorios.
Los recordatorios comenzarán como una función en el aplicación móvil para Google Calendar , disponible para Android y iPhone, pero pronto también estará disponible en la versión web. De cualquier manera, Google Calendar se puede sincronizar en todas las plataformas, por lo que esto no debería ser una gran preocupación.
¿Qué son los recordatorios?
Si bien se llaman recordatorios, esta nueva función presenta una lista de todas sus tareas pendientes. ¡Pero son tareas con esteroides!
Así es como funciona. Cuando toca el ícono más para crear un nuevo evento de calendario en la aplicación móvil, ahora verá otra opción para 'Recordatorio'. Toque eso para crear un nuevo recordatorio.
- Los recordatorios utilizan todo lo que Google sabe sobre ti para ayudarte a crear mejores tareas. Por ejemplo, si desea un recordatorio para llamar a su mamá, Google obtendrá el número de teléfono de su mamá de sus contactos y lo agregará a la tarea.
- Calendario tiene plantillas preestablecidas para llamadas, correo electrónico, mensajes de texto, lectura, registro (vuelos), hacer reservaciones, reunirse, regresar, cancelar reserva y mirar. Cada uno de estos está programado para encontrar información disponible en Google para proporcionar más contexto a sus tareas, lo cual es una excelente manera de sacarle provecho a la acumulación de tareas. Además, como puede ver, sigue el principio de hacer que cada elemento de la lista de tareas comience con un verbo procesable.
- Los recordatorios permanecen en su calendario hasta que los marca como hechos. Entonces, si no termina esa tarea hoy, continuará hasta el día siguiente. Simple y conveniente, ¿verdad?
- Puede utilizar aplicaciones de Google que no sean de Calendario para crear nuevos recordatorios. Puede agregar un recordatorio usando OK comandos de voz de Google , confíe en la increíble aplicación de correo electrónico Google Inbox, o incluso Google Keep .
Empacando un golpe de productividad
Google Calendar reúne varios métodos de productividad mediante la introducción de recordatorios. Lo más importante es una técnica llamada programación hacia atrás, defendida por el autor Cal Newport of Study Hacks .
La idea es que necesitas programar tus tareas en tu calendario. Cuando tiene una larga lista de tareas pendientes, no sabe cómo o dónde encajarán esas tareas en su plan diario. Y así permanecen desatendidos con la actitud habitual de 'Lo haré más tarde'.
Al asignar un tiempo fijo a una tarea, es más probable que haga un seguimiento y comience con ella en ese momento, dice Newport. No es el único. Varios escritores de productividad como Art Meisel También recomiendo pensar en 'cuándo' una tarea debe realizarse y programarla en su calendario.
La nueva función de Google Calendar está poniendo en práctica este método de productividad al animarlo a programar sus tareas en lugar de agregarlas sin cesar a una lista. Cuando esté creando un nuevo recordatorio, Calendario le pedirá que agregue una fecha y hora para que pueda alertarlo cuando el reloj marca.
Quizás lo más importante es que al mantener su lista de tareas pendientes y su calendario en el mismo espacio visual, es más probable que comience a programar esas tareas, o incluso que elimine las tareas pequeñas cuando note una ventana en el tiempo. Cuando vea que su próxima tarea está programada para al menos 5 minutos más tarde, puede encargarse de uno de los pequeños elementos que ve en sus recordatorios recurrentes, como pagar la factura de su tarjeta de crédito.
Por qué usar Calendar en lugar de aplicaciones de tareas pendientes
Sí, Google Keep ya se encarga de sus tareas , entonces, ¿por qué debería utilizar Calendar para este propósito? La gran razón, en mi opinión, es que Calendar hace que sea fácil agregar tareas desde cualquier lugar, al mismo tiempo que te brinda un lugar para planificar tu día y tus acciones.
Agregar desde cualquier lugar: Una gran razón por la que muchos de nosotros no terminamos usando una aplicación de lista de tareas con regularidad es debido a la fricción involucrada: la cantidad de pasos necesarios para agregar una tarea es tan alta, que simplemente no agregamos una tarea. Dado que los recordatorios de calendario se pueden agregar desde la mayoría de las aplicaciones de Google y los comandos de voz, esa fricción se reduce.
Siga revisando: Uno de los principios del método de productividad GTD de David Allen es revisar constantemente su lista de tareas y volver a priorizarlas. Al colocar sus tareas programadas y las no programadas en un solo lugar, es más fácil para usted revisar y reevaluar lo que debe hacer a continuación.
Se Flexible: Cuando se trata de realizar esas tareas, Calendar puede funcionar de manera similar a cómo Trello puede ser un tablero de visión para los objetivos. Al ofrecerle un vistazo visual de todo lo que necesita realizar hoy, junto con las tareas no programadas de las que debe ocuparse en algún momento, Calendar se convierte en una interfaz única para obtener una descripción general de su día completo.
¿Es Google Calendar la aplicación de tareas pendientes para usted?
Los métodos de productividad son subjetivos. Es posible que lo que funcione para mí no funcione para usted, por lo que es imposible responder si Google Calendar es la opción perfecta para que pueda hacer las cosas. Pero los recordatorios ayudan mucho a que sea ideal para las personas que ...
- prefieren trabajar según un horario o plazos,
- no son excelentes en la gestión del tiempo y, por lo tanto, terminan perdiéndose pequeñas tareas a menudo, y
- Olvídese de las tareas pendientes de días anteriores cuando comience un nuevo día.
Al igual que con cualquier aplicación o método de productividad, pruébalo. Recuerde la regla de los 3 golpes de los sistemas de tareas pendientes y cámbiela si no le funciona.
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Supongo que Google Calendar con recordatorios obtendrá un sistema mucho mejor una vez que también esté disponible en la versión web de Calendar, por lo que lo usará en todos los dispositivos.
¿Se necesitan recordatorios para Google Calendar?
¿Los recordatorios te harán cambiarte a Google Calendar? ¿Ya está utilizando GCal y le encanta esta nueva función? ¿Esto simplemente no es suficiente y se va a quedar con su calendario actual y las aplicaciones de tareas pendientes? Cuéntanos tu opinión en los comentarios.
Y no olvide revisar también las renovadas tareas de Google.
Créditos de imagen: Cadena de recordatorio por Andrei Simonenko a través de Shutterstock
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Mihir Patkar ha escrito sobre tecnología y productividad durante más de 14 años en algunas de las principales publicaciones de medios de todo el mundo. Tiene formación académica en periodismo.
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