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Si bien la mayoría de los usuarios de PC afirman ser competentes en software de Office como Palabra y Excel, los alcances adicionales del paquete son quizás un poco más abrumadores. Acceso y piezas similares de software de base de datos puede ser una pieza de software particularmente hostil para empezar, pero suponen un desafío mucho menor si sabes lo que estás haciendo.
Esta guía lo llevará a través de los pasos básicos para crear su base de datos, completarla con información y usar Consultas para acceder a ella de un vistazo. Una vez que comprenda los fundamentos, estará bien encaminado hacia el verdadero dominio de Access.
Crear una base de datos
Al abrir Access, se le presentará una gran cantidad de opciones y plantillas diferentes. Seleccione Base de datos de escritorio en blanco para comenzar y elija un nombre de archivo y una ubicación en su disco duro para guardarlo. Voy a crear una base de datos de los libros que tengo, pero estos mismos conceptos podrían usarse para una lista de correo, su directorio telefónico o cualquier otro propósito.
La primera columna de mi base de datos contendrá el título de cada libro, así que voy a usar el Haga clic para agregar para estipular que se trata de un Texto corto entrada: debe elegir el tipo de entrada que se adapte a su proyecto. Luego, cambie el nombre del encabezado de la columna a algo apropiado. También vale la pena cambiar el nombre de su primera Tabla desde la predeterminada 'Tabla1' en este punto.
Haga lo mismo con todas las columnas diferentes que desea incluir. En mi caso, esa fue otra entrada de Texto Corto para el nombre del autor, una celda de Número para el año de lanzamiento y una casilla de verificación Sí / No para saber si el libro en cuestión era o no una edición de tapa dura. También configuré un campo Fecha agregada, que automatizaremos en un momento. Si necesita editar cualquier tipo de datos después de la creación, diríjase a la Los campos pestaña en la cinta, resalte la columna deseada y cámbiela a través de la Tipo de datos Menú desplegable.
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Ahora cambia a Vista de diseño usando el icono en la esquina inferior derecha de la pantalla. Para automatizar una marca de tiempo, elija el Nombre de campo deseado, seleccione el formato de fecha a través del menú desplegable e ingrese = Ahora () en el Valor por defecto campo a continuación. Esto completará automáticamente la celda con la fecha en que se agregó la entrada cada vez que se ingrese un nuevo elemento en la base de datos. El mismo método se puede utilizar para establecer otros valores predeterminados, ya sea una entrada de texto estándar o una fórmula como esta.
Establecimiento de una clave principal
Si está creando una base de datos que va a crecer y crecer, una clave primaria es vital, pero es un buen hábito para adquirir incluso si está trabajando en una escala más pequeña. Puede surgir confusión cuando dos elementos comparten el mismo nombre, pero una clave principal garantiza que haya otro identificador único disponible en todo momento.
Access 2013 crea un campo de ID de forma predeterminada, que luego completa automáticamente con un identificador numérico. Sin embargo, puede especificar una clave principal diferente si lo necesita. Para hacerlo, simplemente haga clic con el botón derecho en el nombre de campo deseado en la vista Diseño y seleccione Clave primaria. Sin embargo, esta debe ser una entrada verdaderamente única para garantizar que las cosas funcionen como deberían.
Agregar datos con formularios
Si está buscando ingresar muchos datos en su documento de Access, es vale la pena configurar un formulario . Primero, navegue hasta el Crear pestaña en la cinta y haga clic en Formulario . Creará un diseño predeterminado para usted, que luego puede editar arrastrando componentes individuales a la posición adecuada.
Para probar su formulario, use la opción Ver en el lado izquierdo de la cinta para cambiar a Vista de formulario . Aquí, podrá agregar una entrada completando los diversos campos; hágalo ahora para asegurarse de que todo funcione según lo previsto. Para verificar su progreso, regrese a la Tabla desde el Formulario y seleccione Vista de hoja de datos . Si su primera entrada se muestra como se esperaba, regrese a su Formulario y guarde su trabajo.
Otros métodos para ingresar datos
Un formulario es una buena forma de estandarizar la entrada de datos, especialmente si más de un usuario utilizará la base de datos. Sin embargo, no es la única forma de completar un archivo en Access. El método más sencillo es simplemente agregar entradas manualmente mientras se encuentra en la vista Hoja de datos.
Alternativamente, puede importar un archivo que contenga datos preexistentes. Access 2013 proporciona soporte para varios tipos de archivos, incluyendo hojas de cálculo de Excel , Archivos CSV, XML y documentos HTML. Para importar datos de una fuente, elija la pestaña Datos externos de la cinta y elija el tipo de archivo deseado. Access lo guiará a través de los pasos necesarios para importarlo a su base de datos.
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Vale la pena señalar que Access hace una distinción entre importar y vincular datos. El primero es el método correcto si sus datos no van a cambiar, pero el segundo permite que un documento separado se actualice continuamente, reflejando estos cambios en Access. Dependiendo de sus necesidades, esto podría ahorrarle algo de tiempo.
Usar consultas
Una vez que su base de datos esté lo suficientemente poblada, es hora de comenzar a cosechar los beneficios de tener una gran cantidad de información organizada. Las consultas son un método simple pero poderoso para clasificar su base de datos de manera rápida y eficiente. Para ilustrar su uso, aquí hay una consulta simple que buscará en mi base de datos libros de un período de tiempo en particular.
Para crear una nueva consulta, navegue hasta el Crear pestaña en la cinta y seleccione Asistente para consultas , entonces escoge Asistente de consulta simple . Seleccione la tabla deseada, así como los campos que le interesan; en mi caso, este es el año de lanzamiento y el título, así que sé qué entrada estoy viendo.
En la siguiente pantalla, decida si desea ver la vista Detalle con cada campo de cada registro o solo un Resumen. Luego, seleccione Finalizar para finalizar el proceso. Se le presentarán los datos que seleccionó y puede usar el menú desplegable en el encabezado de la columna para reducir aún más las cosas. Estoy buscando libros escritos en la década de 1970, así que voy a hacer clic en el menú desplegable Año de lanzamiento y luego navegar a Filtros de números> Entre .
Luego establecí un límite superior e inferior para mis datos, y se me presentó una lista de los libros que se publicaron entre 1970 y 1980. Por supuesto, el mismo método se puede usar para hacer coincidir cadenas de texto, casillas de verificación o cualquier otro tipo de información que podría haber entrado en su base de datos.
¿Tiene algún consejo para empezar a utilizar Access? ¿Tiene problemas con un aspecto particular de la creación de bases de datos y necesita ayuda? Háganos saber sus consejos y problemas en la sección de comentarios a continuación.
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Escritor inglés actualmente radicado en EE. UU. Encuéntrame en Twitter a través de @radjonze.
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