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Access Forms puede hacer que las tareas de ingreso de datos sean más convenientes para usted y los usuarios de su base de datos. Crea una amigable para el usuario entorno de base de datos sin exponer el funcionamiento de la base de datos interna y tenga la tranquilidad de que sus datos están seguros.
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Siguiendo nuestro Tutorial de consultas de acceso En 2010, después de una solicitud de la lectora Jeanne Thelwell, este tutorial cubrirá la creación, modificación, control de diseño y propiedades de formularios de Access Form para darle poder sobre el diseño de su base de datos.
Para el propósito de este tutorial, usaremos la Hoja de información de contacto de los senadores de EE. UU. De código abierto. Una vez que haya descargado el archivo, deberá descomprimirlo en un lugar memorable; lo necesitaremos en solo un segundo.
Vamos a empezar
Antes de que podamos crear nuestro formulario de acceso, tendremos que importar nuestra base de datos. Si está jugando en casa, ese es el enlace de arriba, aunque este tutorial funcionará con su propio conjunto de datos.
Comience seleccionando 'Base de datos de escritorio en blanco' como se ve a continuación:
Ahora podemos importar datos usando la pestaña 'Datos externos', que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla:
Hoy estaremos usando un archivo .xml . Seleccione Archivo XML en la pestaña Datos externos. Busque la ubicación en la que descomprimió el archivo y seleccione, donde se encontrará con el menú Importar XML. Debería reflejar la captura de pantalla a continuación. prensa OK para importar a nuestra nueva base de datos.
La columna de la izquierda indica sus objetos de base de datos disponibles y si todo ha funcionado hasta ahora, ahora debería ver nuestros objetos de datos importados Información del contacto y miembro . Haga doble clic para abrir miembro . Los campos de su base de datos ahora deberían estar llenos de gloriosa información de contacto del senador de EE. UU.
Nuestro tutorial de formularios de acceso rápido
Los formularios de acceso son objetos de diseño personalizables que le permiten proporcionar una experiencia de base de datos accesible para usted y los usuarios de su base de datos. Un formulario bien diseñado puede ayudar a la eficiencia y mejorar la precisión de la entrada de datos, por lo que vale la pena aprender lo esencial, como las tablas, para ahorrar tiempo y editar errores costosos.
Pasemos a las partes divertidas. Nuestra base de datos está llena. Nuestros dedos son ágiles. Selecciona el Crear pestaña seguido por Formulario . Outlook tendrá por defecto un formulario básico para nuestra tabla seleccionada, que se muestra en el nombre apropiado vista de diseño .
Pegar guardado rápido en la parte superior derecha de la pantalla y ¡voilà! Ha creado un formulario muy básico y visualmente poco atractivo, pero esto constituye la base de nuestra interfaz de base de datos personalizable. Mientras estamos aquí, siéntase libre de arrastrar y soltar los campos del formulario para que se adapten a su base de datos, o haga clic con el botón derecho para ver las opciones de eliminación.
También vale la pena tomar nota de la gama de opciones de diseño disponibles en el Herramientas de diseño de formularios pestaña de contexto. Aquí es donde se guardan las herramientas eléctricas de diseño, que van desde:
- Cambios de tema instantáneos
- Selecciones de color y fuente
- Opciones de encabezado y pie de página
- Creación de campo adicional
- Controles de formulario: botones, herramientas de navegación, listas, menús y subformularios
Algunas de estas herramientas escandalosamente emocionantes entrarán en juego en un momento. Primero, juguemos con el formato de nuestro Formulario de información de contacto de Senadores.
Formateo
Nuestro Herramientas de diseño de formularios pestaña contiene los campos de personalización del formulario. Seleccionarlo te llevará a una pantalla similar a la nuestra. En este punto, siéntase libre de jugar con algunas de las configuraciones para comprender su papel en el diseño de formularios y las opciones estéticas disponibles para usted.
También es posible que desee un fondo de Ainsley Harriot con relleno verde, texto verde subrayado en negrita y cursiva y contornos verdes. Algo muy MySpace / MSN Messenger sobre esto, pero quizás no para todos ...
Si ese no es el diseño atractivo y visualmente atractivo que le interesa, también puede elegir algunas opciones sensatas.
Regresa al Hogar pestaña donde puede encontrar el vista opción. Aquí puede recorrer las vistas de formulario disponibles. Felicitaciones, acaba de crear su primer formulario de acceso personalizado. ¡Los usuarios de su base de datos se apresurarán a agradecerle!
El asistente de formularios facilita la creación de formularios
Microsoft ha sido excepcionalmente amable en su lanzamiento de Office 2013. Al comprender nuestros deseos sociales de mejorar continuamente la eficiencia, han incluido un Asistente de formularios bastante útil para permitir omitir los detalles prácticos y sucios.
Access Form Wizard es una herramienta útil y rápida de desarrollo de formularios que lo coloca en el asiento del conductor para el diseño, mientras lo acelera a través de la nomenclatura, brindándole valores preestablecidos para columnas, filas, tamaños de tablas, estilos y temas.
Puede utilizar el asistente para decidir rápidamente qué estilo de formulario se adapta a su base de datos y a los requisitos del usuario.
Variedades de formularios de acceso
Por supuesto, es posible que no siempre necesite importar una base de datos y configurar un formulario básico. Hay varios otros formatos de formulario, según sus datos, así como controles de diseño para ayudar a la navegación del usuario. Examinemos algunos de estos ahora.
Los formatos de cuatro formas
- Formulario de tabla única . Es como suena: un solo formulario, correspondiente a una sola tabla de base de datos. Es funcional, básico y se puede utilizar para realizar una serie de tareas.
- Formulario de tabla única con campo de búsqueda : Aún utilizando un solo formulario, la configuración de una sola base de datos, el campo de búsqueda nos permite mostrar datos de otra tabla o base de datos, o proyectar los valores resumidos de un rango de datos. Los datos se 'buscan' según sea necesario.
- Formulario Maestro / Detallado : Relación de maestro a subformulario, es decir, un formulario maestro dirige muchos subformularios
- Formulario maestro / detalle con campo de búsqueda : La misma relación maestro / subformulario, pero con campos de búsqueda adicionales en el maestro o en los subformularios.
Uno de estos cuatro formatos de formulario se encontrará en casi todos los formularios de base de datos de Access que encuentre, así que tómese un tiempo para familiarizarse con su apariencia, fortalezas, debilidades y dónde deben aplicarse.
Usar la hoja de propiedades
La hoja de propiedades es una barra lateral muy útil, que se encuentra en el Herramientas de diseño de formularios pestaña:
Contiene una gran cantidad de información útil sobre su formulario y puede usarla para editar, modificar y alternar rápidamente numerosas opciones. ¿No estás seguro de lo que hace una opción? Access proporciona una útil información sobre herramientas en la parte inferior izquierda de la pantalla.
No podemos enfatizar lo útil que puede ser la hoja de propiedades para realizar cambios sobre la marcha. Sin embargo, las opciones son demasiado numerosas para detallar cada una, por lo que cubriremos dos que pueda necesitar de inmediato:
Ocultar un campo
¿Quiere asegurarse de que sus usuarios no accedan a un campo determinado? El acceso le permite ocultar entradas de campos individuales.
Seleccione el campo que desea ocultar. Hemos elegido partido , desde nuestro formulario de base de datos existente. Cuando seleccione el campo, la hoja de propiedades debería actualizarse y podrá alternar la visibilidad del campo a través de un cuadro desplegable.
Bloquea tu formulario
Es posible que otros usuarios necesiten acceder a su base de datos, pero no desea que se entrometan con el funcionamiento interno finamente ajustado de sus tablas y consultas, y especialmente con ninguno de su código VBA.
Regrese a la hoja de propiedades. Desplácese por el cuadro desplegable que se muestra en la imagen para encontrar Formulario - las propiedades que editaremos se aplicarán a todo el formulario, a diferencia del aislamiento de un solo campo que cubrimos anteriormente.
Aproximadamente en la mitad de la hoja de propiedades, debería ver las siguientes opciones:
Cambie cada propiedad a no . Su hoja de propiedades ahora debería coincidir con esto:
A continuación, cambie a vista de diseño y en el cuadro desplegable de la hoja de propiedades, busque Formulario una vez más. Palanca Permitir vista de diseño para no . Esto impide que los usuarios adicionales accedan a la vista de diseño, donde podrían editar directamente el formulario.
Distribución
Hemos creado nuestro formulario, nos hemos entrometido con el formato, hemos jugado con las propiedades y hemos restringido el acceso editorial. Ahora necesitamos guardar nuestro formulario para su distribución. Antes de distribuir nuestra base de datos, necesitamos convertir el archivo de .accdb para .accde , restringiendo cualquier cambio de diseño adicional o edición de campo.
Guarde la base de datos actual en una ubicación memorable. Antes de convertir nuestro archivo en Access, asegúrese de hacer una copia (¡o dos!) Del archivo de base de datos original, en caso de que se dañe la base de datos. Esto actuará como nuestro Maestro Copiar. Podemos actualizar el diseño del formulario o los registros disponibles a través de este archivo, guardar y redistribuir.
Dirígete a Archivo> Guardar como. Se le deben presentar estas opciones:
Escoger Archivo ACCDE y golpea guardar como .
Su base de datos ahora está restringida a la vista Formulario solamente:
Ahora habrá dos archivos en su ubicación para guardar: nuestra copia maestra - .accdb - y nuestra versión de distribución - .accde . Distribuya el archivo con el candado masivo a sus usuarios.
Vuelve la próxima vez
Este tutorial debería haber iluminado el mundo de acceso Formularios para usted, que le brindan una comprensión del diseño básico, el formato, las propiedades y la distribución. En un futuro próximo, volveremos a detallar la gama de funciones de control de diseño de acceso para permitirle crear formularios más detallados que se adapten a sus necesidades.
¿Has disfrutado de este tutorial? ¿Tiene algún truco de formulario de acceso para pasar a otros lectores? ¡Comparta sus conocimientos a continuación!
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Gavin es el editor junior de Windows and Technology Explained, colaborador habitual del Really Useful Podcast y crítico de productos habitual. Tiene una licenciatura (con honores) en escritura contemporánea con prácticas de arte digital saqueadas de las colinas de Devon, así como más de una década de experiencia profesional en escritura. Disfruta de grandes cantidades de té, juegos de mesa y fútbol.
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