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Crear un horario de trabajo es no fácil. Ya sea que su equipo de empleados sea tan grande como unas pocas docenas o tan pequeño como un puñado, encontrar una manera de adaptarse a las horas de todos, alcanzar los mínimos y mantener feliz al equipo es difícil. Afortunadamente, Excel puede ayudar a convertirlo en un lote más fácil.
Las plantillas de Excel siguen siendo una de las herramientas más útiles en la historia de la informática. Son geniales para gestionar tareas y proyectos , mantener las finanzas en orden , rastreando el progreso de la condición física, y solo mantenerse organizado en general - pero la programación es un área en la que Excel De Verdad brilla.
5 consejos importantes al hacer un horario
Antes de sumergirse en el proceso de programación real, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. Facilitarán todo el proceso y reducirán la cantidad de estrés que se acumula sobre usted. La programación nunca será fácil, pero no tiene por qué ser una pesadilla.
Conozca las preferencias de su empleado. El tipo de preferencias que puede tener en cuenta al programar diferirá de un campo a otro (por ejemplo, comercio minorista o almacén), pero es importante al menos tratar de acomodar a sus trabajadores.
¿Algunos empleados tienen una inclinación hacia las mañanas? ¿O tal vez por las tardes? ¿Cuántas horas quiere cada empleado por semana? ¿Existen restricciones de tiempo, como la falta de voluntad para trabajar los domingos? ¿Algunos empleados tienen sinergia y compatibilidad?
No puedes acomodar todo el mundo , pero es un buen objetivo porque puede mejorar la productividad y la atmósfera, pero lo más importante es que generará confianza, y la confianza va de la mano con el respeto.
Realice un seguimiento de las solicitudes de ausencia de los empleados. Como si no fuera lo suficientemente difícil hacer malabares con todas las preferencias de sus empleados, hay problemas urgentes que aparecerán de vez en cuando. Por ejemplo, alguien necesita unos días para tomarse unas vacaciones o llorar a un familiar perdido.
Afortunadamente, esto puede simplificarse utilizando una herramienta versátil como Google Calendar o un complemento de calendario para Thunderbird. Una aplicación de lista de tareas de calidad como Todoist (razones para actualizar a Todoist Pro), WorkFlowy (nuestra revisión de WorkFlowy), o Wunderlist (nuestro Revisión de Wunderlist ) también puede funcionar bien.
Haga el horario con anticipación. Obviamente no puedes hacerlo también con mucha anticipación en caso de que las situaciones cambien, pero definitivamente evite esperar hasta el día anterior. Una buena regla general es con una semana de anticipación.
Si tan solo la dilación fuera tan fácil de vencer, ¿verdad? Todo el mundo lucha por hacer las cosas hasta cierto punto, por lo que hemos escrito mucho sobre estrategias contra la procrastinación, cómo evitar las distracciones de Internet y realmente superar la procrastinación.
Al hacer sus horarios con anticipación, se da un respiro en caso de que sea necesario realizar cambios repentinos.
Asigne primero los turnos más importantes. Por 'más importante', nos referimos a 'no negociable'. Si alguien absolutamente necesita trabajar en un turno en particular, complételo primero y anótelo en piedra. Una vez que se llenan todos los turnos necesarios, es más fácil combinar los turnos restantes con los empleados disponibles.
Y siempre tenga presente al menos una contingencia. Idealmente, crearía múltiples horarios (por ejemplo, Plan A, Plan B, etc.) pero eso puede llevar mucho tiempo, por lo que al menos debe identificar a los empleados que tienen más probabilidades de fracasar y tener un plan de respaldo en caso que lo hagan.
Haga que el horario sea de fácil acceso. Dejar que sus trabajadores vean el cronograma de antemano es bueno por dos razones: pueden señalar cualquier error y apreciarán los avisos para poder planificar sus propias semanas según el cronograma.
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Dado que vamos a utilizar plantillas de Excel para crear nuestros horarios de trabajo, la opción preferida es subirlas directamente a Google Drive. Se convertirá a la alternativa de hoja de cálculo de Google y le permitirá compartirla para que otros puedan verla. Preste atención a estos consejos para las Hojas de cálculo colaborativas de Google si es nuevo en esto.
Y no se preocupe por la seguridad. A menos que esté manejando secretos gubernamentales, Google Sheets es lo suficientemente seguro para los usuarios cotidianos como usted y yo.
Descargas gratuitas de plantillas de Excel
Con esos consejos fuera del camino, aquí hay un puñado de increíbles plantillas de Excel diseñadas específicamente para ayudar a los empleadores a planificar los horarios de los trabajadores para la semana. Seguirá siendo un trabajo duro, pero más fácil si usa una de estas plantillas.
Las plantillas están disponibles como archivos XLSX para Excel 2007 y versiones posteriores.
Programa integral de turnos de trabajo
Este horario de turno de trabajo por Hoja de cálculo123 es una de las plantillas más completas que existen. Es lo suficientemente bueno como para competir con algunos de los software de programación disponibles para descargar en la web, pero de alguna manera esta plantilla está disponible de forma completamente gratuita.
Cuando lo abra, encontrará diferentes hojas para: Registro de empleados, Horario de turnos de trabajo, Tarjeta de tiempo, Presupuesto salarial, Asistencia, Ocupación, Configuración y Ayuda. La hoja de ayuda es un mini-tutorial que le mostrará cómo comenzar con el horario.
Honestamente, recomendamos encarecidamente este. Tenemos un par de otras sugerencias debajo de esta, pero ninguna es tan buena y solo debe verificarlas si esta es demasiado complicada para lo que desea hacer (lo que sin duda es una queja válida).
Descargar: Horario de turno de trabajo
Horario de turno semanal
Este horario de turno semanal por Sistemas de gestión empresarial Puede que no sea tan completo como el anterior, pero es ideal para equipos más pequeños. Es más simple, lo que significa que es más fácil de aprender y de usar. Muy recomendado para aquellos que desean un planificador de tareas intermedias.
Viene con tres hojas: Horario, Turnos y Empleados. Todo lo que tiene que hacer es enumerar a sus empleados y sus tarifas por hora en la hoja Empleados. Luego, defina la hora de inicio y la hora de finalización para cada turno disponible en la hoja Turnos. Posteriormente, la hoja de programación automatizada se explica por sí misma.
El único inconveniente es que solo puede llegar a 20 empleados y 9 turnos definidos, lo que lo hace ideal para operaciones pequeñas y medianas, pero inverosímil para empresas más grandes.
Descargar: Horario de trabajo del empleado
Horario de turno diario
Tal vez no necesite todas las campanas y silbidos automatizados que vienen con las dos plantillas mencionadas anteriormente. Tal vez prefiera hacer las cosas de la manera más manual posible y todo lo que necesita es un horario realmente básico para jugar. Si es así, utilice el proporcionado por Vértice42 .
Esta plantilla no sirve alguna trabajar en absoluto. Su único propósito es brindarle un horario prediseñado que puede completar a mano. Cuando termine, puede imprimirlo (o cargarlo en línea) para que todos lo vean, y es bastante fácil comenzar de nuevo cada semana.
Descargar: Plantilla de horario de turno
Excel hace su vida más fácil una vez más
Siéntase libre de modificar estas plantillas según sus necesidades, si no son absolutamente perfectas para usted (siempre y cuando no las redistribuya). Si desea personalizar, pero no sabe por dónde empezar, le recomendamos que primero aprenda las fórmulas de Excel.
Y antes de imprimir sus horarios completos, consulte estos consejos para imprimir hojas de Excel para asegurarse de que todo salga correctamente.
¿Qué plantilla es tu favorita? ¿Extrañamos algunos buenos? ¿Tiene algún consejo o truco para programar a sus empleados? ¡Comparte con nosotros en los comentarios a continuación!
Créditos de imagen: Hoja de tiempo semanal por Andrey_Popov a través de Shutterstock, Programación de tareas por Faithie a través de Shutterstock, Ilustración de la estación de trabajo por Faithie a través de Shutterstock, Horario vacío por xtock a través de Shutterstock
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Joel Lee es el editor en jefe de MakeUseOf desde 2018. Tiene un B.S. en Ciencias de la Computación y más de nueve años de experiencia profesional en redacción y edición.
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