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Cuando se trata de herramientas de gestión de proyectos, encontrará muchas opciones sólidas. Desde aplicaciones de escritorio hasta herramientas basadas en la web y aplicaciones móviles, las ofertas son abundantes.
Pero, ¿y si solo quieres un básico ¿herramienta? Para una gestión sencilla de proyectos y tareas, Google Keep es útil, conveniente e intuitivo. Le mostramos lo que lo hace ideal para proyectos simples.
Accesibilidad de la aplicación
Una característica esencial que debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos es la accesibilidad multiplataforma. Google Keep se presenta con gran éxito en este aspecto.
Puede utilizar Google Keep en la web y en su dispositivo móvil Android o iOS. También puede usarlo con el Extensión del navegador Chrome y complementos de terceros para Firefox [ya no están disponibles] y Opera . Todo esto le permite acceder, editar y agregar notas sin importar a dónde vaya.
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Funciones de gestión de proyectos y tareas
Es posible que no obtenga diagramas de Gantt o cronogramas de proyectos con Google Keep. Pero lo que sí obtiene, además de accesibilidad, es lo que necesita para gestión de proyectos simple . Google Keep ofrece funciones de organización, listas e imágenes, recordatorios y colaboración. Además, puede utilizar estas excelentes funciones dentro de una interfaz fácil de usar.
Notas de codificación de colores
La codificación por colores es una de las mejores características para ayudarlo a organizar sus notas de Google Keep. Además del blanco estándar, puede seleccionar uno de los otros siete colores. Para proyectos, esto es extremadamente útil porque puede codificar con colores todas las notas relacionadas con un proyecto del mismo color. Luego, de un vistazo, puede ver rápidamente lo que necesita, cuando lo necesita.
Usar listas e imágenes
Google Keep te facilita la tarea de agregar una nota. Simplemente haga clic en el Toma nota caja y estás en camino. Pero también puede agregar una lista o nota de imagen usando el mismo cuadro.
Haga clic en el Lista nueva icono para crear una nueva lista de verificación para sus tareas. Puede agregar cada tarea muy rápidamente y hacer clic en Hecho Cuando termines.
Puedes hacer lo mismo con las fotos. Simplemente haga clic en el Nueva nota con imagen , busque su imagen y haga clic en Hecho . También puede incluir imágenes dentro de las notas que ya ha creado haciendo clic en el Añadir imagen icono de la nota.
Cada una de estas características es conveniente para administrar su proyecto. La opción de lista es perfecta para tareas o miembros del equipo y la opción de imagen funciona muy bien para tener a mano los logotipos de la empresa o las capturas de pantalla del proyecto.
Creando recordatorios
Cuando se trata de gestionar cualquier proyecto, los plazos son cruciales. Google Keep lo sabe y le permite configurar recordatorios de forma rápida y flexible. Puede usar recordatorios tanto programados como basados en la ubicación, lo que lo hace conveniente para dispositivos móviles.
Para configurar un recordatorio, simplemente seleccione el recordatorio icono para ver sus opciones. El cuadro desplegable le proporciona algunas acciones rápidas como mas tarde, hoy , mañana , o la próxima semana . Pero, por supuesto, puede crear un recordatorio personalizado.
Puede elegir una fecha y hora o elegir un lugar. Por lo tanto, puede agregar rápidamente un recordatorio a Envía un correo electrónico a Sue mañana a las 8 a. M. o Envíe un correo electrónico a Sue cuando llegue a la oficina utilizando una dirección o habilitando su ubicación.
Para completar tareas, recibir actualizaciones del equipo, crear informes y más, estos convenientes recordatorios de Google Keep lo mantendrán encaminado.
Colaborando con su equipo
Cuando desee colaborar en una nota de Google Keep, simplemente haga clic en el colaborador en la nota e ingrese la dirección de correo electrónico de su colega en el cuadro emergente. Recibirán un correo electrónico con el título de la nota y un enlace para abrirla en Google Keep.
La nota se mostrará en su página principal de Google Keep. Las ediciones que realicen en la nota se actualizarán automáticamente para que las vea junto con una Actualizado indicador en la nota.
Esto también es conveniente para compartir listas de tareas. Usted y su colaborador pueden marcar elementos como completos y ver inmediatamente quién ha terminado qué.
Y puede agregar más de un colaborador a sus notas, lo cual es ideal para equipos de proyectos.
Copiar notas a Google Docs
Para convertir rápidamente sus notas en documentos, puede copiar una nota en Google Docs. Haga clic en el Más (tres puntos) en la nota y seleccione Copiar a Google Doc . Aparecerá un cuadro emergente que le permitirá abrir ese elemento inmediatamente en una nueva pestaña. Luego verá su nota, lista o imagen copiada para usted.
Esta es una excelente opción para enviar notas de proyectos por correo electrónico, mostrar el progreso en las listas de tareas o proporcionar imágenes a otros.
Interfaz intuitiva
Ya sea que use Google Keep en la web o su dispositivo móvil, la interfaz es limpia, atractiva e intuitiva. La barra lateral contiene su menú y la navegación superior en la web es como la mayoría de los sitios de Google que muestran íconos para aplicaciones, notificaciones y su cuenta.
El otro icono que verá en la parte superior le permite cambiar su pantalla entre la vista de cuadrícula y de lista. La vista de cuadrícula es perfecta para ver muchas notas de un vistazo, mientras que puede usar la vista de lista para priorizar notas de arriba a abajo.
También puede hacer clic en el icono de alfiler en la esquina superior derecha de la nota. Esto mantendrá esa nota en la parte superior de su propia sección.
Este diseño ajustable también le permite mover tarjetas con una simple acción de arrastrar y soltar. Puede reorganizar fácilmente las tarjetas tanto en la vista de cuadrícula como en la de lista, en la web y en su aplicación móvil.
Otras funciones útiles
Google Keep tiene algunas funciones más que pueden resultar útiles para sus proyectos y tareas.
Para notas
- Agrega un dibujo.
- Mostrar casillas de verificación.
Para listas
- Desmarque todos los elementos.
- Eliminar elementos marcados.
- Ocultar casillas de verificación.
Para imágenes
Para notas que son o contienen imágenes, puede consultar la Agarrar texto de imagen característica. Haga clic en el Más (tres puntos) en la nota y luego seleccione esa opción. Cualquier texto dentro de esa imagen se copiará directamente en el cuerpo de su nota.
Tenga en cuenta que, si bien esta es una característica interesante, no es exacta, así que asegúrese de verificar el texto que se muestra en su nota para ver si hay errores.
Atajos de teclado
También verá una opción en su menú de Google Keep para Atajos de teclado . Una vez que haga clic en él, aparecerá una ventana emergente que le proporcionará todas las opciones de acceso directo. Por lo tanto, si está utilizando la aplicación en la web, aproveche estas formas convenientes de navegar por Google Keep más rápido.
¿Ha probado Google Keep para sus proyectos?
Nuevamente, Google Keep no es una herramienta de gestión de proyectos con todas las funciones como Microsoft Project o Zoho. Sin embargo, Google Keep ofrece funciones útiles para proyectos simples y administración de tareas.
¿Lo has probado y, de ser así, qué funciones te ayudan más? Si no lo ha probado, ¿qué lo detiene? ¡Comparta sus pensamientos con nosotros a continuación!
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Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyectos, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
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