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Una suscripción a Microsoft 365 le brinda acceso a muchas herramientas de productividad. El más intuitivo, inteligente y personalizable es SharePoint. La asombrosa cifra de 190 millones de personas en más de 200.000 organizaciones de diferentes tamaños utilizan SharePoint.
SharePoint puede ahorrar tiempo fácilmente al eliminar la necesidad de múltiples tareas y aplicaciones de administración de proyectos. Eventualmente, puede invertir más tiempo para hacer crecer su carrera profesional, clientes independientes o actividades secundarias.
¿Qué es Microsoft SharePoint?
SharePoint es una herramienta de gestión de contenido en línea. Le permite almacenar archivos en la nube para compartir y trabajar en colaboración. Puede ayudarlo a crear sitios y subsitios para ordenar las tareas de diferentes equipos o individuos.
SharePoint le permite crear una intranet donde usted, sus colaboradores y clientes independientes trabajen de forma segura en un archivo o documento. Un administrador centralizado controlará los accesos para que cada usuario pueda abrir, editar y guardar archivos sin problemas.
SharePoint tiene muchas funcionalidades avanzadas que le ayudarán a usted oa su equipo a gestionar trabajos profesionales y personales. Las siguientes son algunas de las acciones más utilizadas:
- Compartir archivos con usuarios internos y externos.
- Administre los contenidos del proyecto, como imágenes, artículos, códigos fuente, videos, etc.
- Sitios y subsitios para ordenar equipos y tareas.
- Mantente en contacto con el colaborador a través de sitios de comunicación.
- La aplicación móvil permite a los usuarios acceder a sitios de comunicación o de equipo desde teléfonos inteligentes.
- Cree flujos de trabajo y recordatorios para automatizar proyectos y tareas.
- Utilice la función de búsqueda para buscar recursos, tareas o archivos.
Quién debería usar SharePoint
SharePoint funciona como un refugio seguro para todos los archivos creativos, como códigos de aplicaciones, diseños gráficos, clips de audio, videos, artículos de sitios web, facturas, etc. SharePoint ofrece otras herramientas como análisis de datos, plantillas de sitios web, plantillas de bases de conocimientos y flujos de trabajo de gestión de proyectos.
Por lo tanto, su ámbito de uso abarca desde un creador de contenido individual hasta grandes empresas. Muchos profesionales independientes o pequeños grupos de personas creativas utilizan SharePoint en diferentes etapas de software, aplicaciones móviles, sitios web o proyectos de desarrollo de contenido.
Funciones de SharePoint como herramienta de productividad
La herramienta de SharePoint basada en web que viene con la suscripción a Microsoft 365 es una herramienta de productividad robusta pero simple. Las características ampliamente utilizadas que la convierten en una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y tareas son:
1. Trabajo colaborativo
SharePoint es una herramienta altamente flexible y escalable plataforma de colaboración con recursos internos o externos . Un usuario administrador central puede asignar diferentes niveles de permiso de acceso a usuarios individuales de sitios de grupo.
Usted y su equipo pueden trabajar en un solo archivo en un escenario en tiempo real sin enfrentarse a ninguna latencia. Por lo tanto, muchos desarrolladores creativos y creadores de contenido prefieren SharePoint para trabajar en equipo en cualquier proyecto.
Una función importante de la colaboración de SharePoint es mantener el flujo de información ordenada a través de los sitios y subsitios. Ayuda a las personas a mantenerse informadas sobre el proyecto sin tener que pasar por varios correos electrónicos, chats perdidos, videollamadas, etc.
2. Gestión de contenido
La gestión de contenido es un gran desafío para cualquier individuo o grupo de profesionales que desee ofrecer una mejor productividad. SharePoint le permite superar este desafío sin pasar por una programación compleja.
Los administradores de contenido pueden encargarse fácilmente de varios proyectos simultáneamente en SharePoint. Publicar o actualizar contenidos de sitios web como eventos, noticias, blogs, pilas de presentaciones, carruseles de imágenes, etc., es fácil con SharePoint.
No es necesario que empieces todos los proyectos de gestión de contenido desde cero. Hay plantillas profesionales listas para usar que puede utilizar. Aparte del contenido, tienes el control total de sus versiones. SharePoint crea y guarda varias versiones del archivo en el que usted o su equipo trabajan.
Cuando lo necesite, puede recuperar cualquier versión anterior o corregir cualquier error del sistema de archivos de SharePoint. No es necesario que dependa de herramientas de terceros para realizar copias de seguridad, restaurar o reparar archivos.
3. Gestión de proyectos
SharePoint tiene una variedad de funcionalidades que puede aprovechar para la gestión de proyectos y tareas. La función más evidente es que la herramienta funciona como almacenamiento centralizado para todos los documentos relacionados con el proyecto y archivos entregables.
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También puede personalizar los sitios de SharePoint de muchas formas. Estos sitios hechos a medida pueden servirle como planificador diario, planificador de tareas semanal y preguntas frecuentes sobre las tareas. Además, para la documentación del proyecto y la revisión del desempeño, puede activar las funciones de registro de tiempo como se menciona a continuación:
- Registre las actividades y los cambios de las tareas.
- Registre cualquier problema que informe de recursos.
- Realice un seguimiento del tiempo de las tareas.
- Cambiar los datos de seguimiento.
SharePoint también le permite crear un flujo de trabajo para agilizar tareas como la transferencia de tareas, la aprobación de los entregables del proyecto, las aprobaciones, la presentación de una demostración y los comentarios del cliente.
4. Soluciones híbridas
SharePoint se integra con la mayoría de las aplicaciones de Microsoft 365 para ofrecerle una interfaz de usuario perfecta para la gestión de proyectos. SharePoint funciona como un repositorio central de los datos de su proyecto, mientras que otras aplicaciones de Microsoft 365 le facilitan la administración de tareas y recursos.
Puede sincronizar SharePoint con herramientas como Tareas pendientes, Tareas, Planificador y Project Online para enfoques especializados. Puede generar informes para presentar los conocimientos del proyecto a sus clientes autónomos.
SharePoint se sincroniza con su perfil de Outlook y Calendario para organizar tareas y horarios para que pueda priorizar su trabajo. Del mismo modo, publique sus sitios de grupo de SharePoint en la aplicación Teams para acceder a contactos, archivos, tareas, etc., desde Teams.
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SharePoint también tiene la capacidad de integrar PowerPoint, Video, Stream, OneDrive para obtener una vista previa de archivos y documentos dentro de los sitios o subsitios de SharePoint. Ahorra tiempo al evitar tareas mundanas como descargar archivos de SharePoint para hacer diapositivas de PowerPoint.
Beneficios de SharePoint
SharePoint ofrece muchos beneficios en comparación con cualquier otra herramienta de productividad para la gestión de proyectos o contenido. Algunas de sus ventajas son:
1. Ahorro de dinero
Es posible que ya lo esté pagando a través de la suscripción a Microsoft 365. Evite gastos innecesarios en aplicaciones y herramientas utilizando SharePoint como la principal herramienta de productividad para necesidades profesionales o personales.
2. Seguridad de los datos
Los gobiernos y las grandes organizaciones confían en el ecosistema de SharePoint con sus datos confidenciales. Por lo tanto, puede almacenar su trabajo creativo en SharePoint para el trabajo colaborativo sin temor al robo de propiedad intelectual.
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3. Escalabilidad
La escalabilidad de la herramienta le permite presupuestar su costo hacia herramientas de productividad. Si ve una entrada de demasiados proyectos de diferentes clientes, puede cambiar la suscripción para acomodar más recursos y proyectos. Cuando los proyectos disminuyen, puede cambiar a planes de bajo pago.
4. Uso polivalente
Un mayor nivel de flexibilidad y utilidad multipropósito significa que puede seguir usando SharePoint como la principal herramienta de productividad mientras sigue cambiando sus roles o habilidades creativas. Puede utilizar una plantilla cuando finaliza un proyecto y necesita iniciar otro. Puede minimizar el presupuesto evitando compras múltiples de aplicaciones.
Limpiar el desorden de archivos, tareas y aplicaciones
Las características de SharePoint lo convierten en una herramienta de gestión de proyectos elaborada en lugar de una simple solución en la nube para compartir y almacenar archivos. Al utilizar SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft 365 para administrar sus tareas profesionales o personales, crea un efecto dominó de productividad cada vez mayor.
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Tamal es un escritor independiente en MakeUseOf. Después de adquirir una experiencia sustancial en tecnología, finanzas y procesos comerciales en su trabajo anterior en una empresa de consultoría de TI, adoptó la escritura como profesión a tiempo completo hace 3 años. Si bien no escribe sobre productividad y las últimas noticias tecnológicas, le encanta jugar a Splinter Cell y ver Netflix / Prime Video.
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