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Creo que estarás de acuerdo conmigo cuando te diga:
Es REALMENTE difícil actualizar Microsoft Office cada pocos años.
Por lo general, así es como siempre ocurre con el nuevo software y las funciones más inteligentes. Pero es algo diferente cuando una de cada siete personas en el mundo usa Microsoft Office y también lo hace el 83% de las empresas Fortune 500. Sí, Microsoft Office 2016 ahora está en el resplandor. Y es hora de que consideres actualizar.
¿Pero necesitas hacerlo?
Bueno, puedes tomar esa decisión en los pocos minutos que lleva leer las 13 razones principales.
El primer cambio que detectará al instante
Colores diferentes. Realmente.
Microsoft Office 2016 presenta Vistoso que es el tema predeterminado y cada aplicación tiene un color diferente. Microsoft Word es azul oscuro, Excel es verde, PowerPoint es naranja, Outlook es azul claro y OneNote es violeta. Eso ayuda a paliar la monotonía blanquecina de las versiones anteriores.
Como siempre, puede cambiar el color a cualquiera de las tres opciones de Archivo> Cuenta> Tema de Office .
Consejo profesional: Si tiene problemas visuales, el tema gris oscuro de alto contraste podría ser un protector de ojos.
Las etiquetas en las pestañas de la cinta ahora están en mayúsculas y minúsculas. Estos son dos pequeños cambios y difícilmente uno lo convencerá de cambiar a la última versión. Pero es bueno tener un comienzo agradable antes de pasar a las funciones pesadas.
Haga más cosas con algo de ayuda 'Dígame'
¿Recuerdas a Clippy?
Para aquellos que se han sentido perdidos entre las infinitas opciones de Microsoft Office, el Dime que quieres hacer es el primo más inteligente de Clippy. Observe el pequeño icono de bombilla en el medio de la cinta. Es la inteligencia personificada, solo tienes que decirle lo que quieres hacer. No hay que buscar comandos ni hurgar en el archivo de ayuda.
Escriba lo que quiere hacer en el programa de Microsoft Office y el pequeño genio no solo le mostrará cómo hacerlo, como una función de ayuda, sino que le permitirá hacerlo directamente desde aquí.
Por ejemplo: si desea ajustar el espaciado entre líneas, pero no sabe cómo hacerlo, simplemente escríbalo en el pequeño campo. Las opciones de interlineado se muestran en un abrir y cerrar de ojos.
Esta característica está disponible en todos los programas de Microsoft Office 2016 excepto OneNote . Tal vez, lo incluyan en la próxima actualización, pero por ahora la función hace que el dominio de Office sea más fácil y las tareas más rápidas. Aunque, no puedo decir que salió perfecto cuando lo probé con los comandos oscuros en Office.
Consejo profesional: Alt + Q es el nuevo atajo de teclado que debes aprender ahora.
Colaborar y ser coautor en tiempo real
Si la colaboración no es en tiempo real, no es colaboración en el verdadero sentido. La colaboración no fue en tiempo real en Microsoft Office 2013 (a través de OneDrive) y sufrió cuando en comparación con Google Drive . El eslabón perdido -- coautoría en tiempo real - es ahora la característica principal de Microsoft Office 2016. El flujo de trabajo del equipo es más productivo, ya que ahora puede ver instantáneamente lo que están haciendo los miembros de su equipo en un documento de Microsoft Word o una presentación de PowerPoint.
Observe la Cuota pestaña en el extremo derecho de la cinta. Se le pedirá que Guardar en la nube . Puede guardarlo en una carpeta compartida de OneDrive o en una ubicación de SharePoint. Invita a otras personas y dales acceso para ver el archivo o editarlo. Los miembros del equipo también pueden abrir el documento en el Office gratis en línea - no necesitan la suite de escritorio de Microsoft Office.
Los coautores reciben una invitación por correo electrónico y, tan pronto como se unen, pueden ver sus fotos de perfil en el panel Compartir junto al documento. Con la escritura en tiempo real, observe en qué están trabajando otros y vea sus ediciones a medida que ocurren. Microsoft Office bloquea las ediciones para que no pueda trabajar en la misma parte. Esa es una característica pequeña, pero es sensata cuando varias personas están trabajando en el mismo documento.
Además, observe el cambio en el icono Guardar en la parte superior derecha.
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Microsoft Office también conserva versiones de ediciones anteriores en la sección Historial del menú Archivo. El Blog de Microsoft Office explica cómo compartir con un clic de un botón.
Consejo profesional: Con Microsoft Office 2016, puede compartir un bloc de notas de OneNote con quien quieras. Agregue documentos, imágenes, videos, hojas de trabajo o correos electrónicos y un cuaderno puede ser un contenedor de un solo clic para proyectos grupales.
Visualice mejor los datos con nuevos tipos de gráficos
Microsoft Word, PowerPoint y Excel obtienen nuevos tipos de gráficos que ayudan a visualizar datos sin procesar con diagramas prolijos de formas más fáciles. Los datos se están moviendo hacia una narración más rica y necesitará todas las herramientas que necesita. Los nuevos tipos de gráficos incluyen Treemap, Waterfall, Pareto, Histogram, Box and Whisker y Sunburst.
¿Qué tan útiles son? Muy.
Una instancia: un gráfico de mapa de árbol se puede utilizar para mostrar una vista de alto nivel de sus datos. Con la codificación de color correcta, sus ojos pueden detectar los patrones y las diferencias proporcionales entre diferentes conjuntos de datos. Puede obtener una vista de pájaro de grandes conjuntos de datos fácilmente, sin quedarse atascado en elementos individuales confusos. Por ejemplo, compare las densidades de población de todos los estados de EE. UU.
Por supuesto, un gráfico solo puede ser tan bueno como los datos que representa. Pero con las múltiples opciones de gráficos ahora disponibles, Microsoft Office 2016 le brinda más formas de trabajar con los datos. Anteriormente, un complemento adicional habría realizado una función similar.
Visite el blog de Office para obtener más información sobre los tipos de gráficos modernos.
Consejo profesional: En Excel 2016, use el Análisis rápido (menú contextual del botón derecho del ratón) para mostrar una vista previa del gráfico recomendado según sus datos.
Escriba ecuaciones a mano más rápido con ecuaciones de tinta
Trabajar con ecuaciones matemáticas ahora es más fácil en Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Ir a Insertar> Ecuación> Ecuación de tinta . Para dispositivos con capacidad táctil, puede usar su dedo o un lápiz táctil para escribir ecuaciones matemáticas a mano. También puede utilizar el ratón en el Escribir caja. El software de Microsoft Office lo convierte en texto.
Consejo profesional: El editor de ecuaciones tiene una Seleccione y Correcto opción si Microsoft Office no reconoce los símbolos. Dibuje un marco alrededor del símbolo y elija una de las alternativas proporcionadas.
Vaya a Búsqueda inteligente para obtener información adicional
Resalte un término y utilice la búsqueda inteligente con tecnología de Bing en Microsoft Office 2016 (Insights) para traer resultados de búsqueda desde la Web. Se abre una barra lateral en el lado derecho de las aplicaciones con resultados de búsqueda de varios sitios web como Wikipedia. Puede arrastrar y soltar la información en su entorno de creación.
Consejo profesional: En Microsoft Excel, seleccione una celda con una fórmula y use Búsqueda inteligente para comprender su función con la descripción que aparece Bing.
Nuevas funciones de las aplicaciones de Microsoft Office que marcan la diferencia
Hay algunas características específicas exclusivas de las aplicaciones de la suite de Microsoft. Aquí está el breve vistazo.
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Microsoft Excel 2016
Power Query se vuelve nativo
Consulta de energía es una herramienta de inteligencia empresarial que está disponible como complemento en Microsoft Excel 2013 y 2010. También funciona solo con PowerPivot en Microsoft Excel Professional Plus. Con la llegada de Query a Microsoft Excel 2016, se han eliminado los dos obstáculos. Consulta de acceso desde Cinta> Datos> Obtener y transformar> Nueva consulta .
Con las mejoras de agrupación de tiempo en la tabla dinámica, Microsoft Excel 2016 está ahora muy por encima de cualquier alternativa gratuita de Excel para tareas de inteligencia empresarial. Gavin le presenta un breve tutorial sobre cómo utilizar las tablas dinámicas para el análisis de datos.
Mejor pronóstico de datos de series de tiempo
A partir de la previsión lineal disponible en versiones anteriores, Microsoft Excel 2016 obtiene un botón de un clic para la previsión exponencial de una serie de datos. Ir a Cinta> Datos> Hoja de previsión .
El suavizado exponencial de sus datos podría ser mejor para aproximar tendencias en comparación con la regresión lineal.
Geniales visualizaciones geoespaciales con mapas de energía 3D
La herramienta Power Map ahora se llama Mapas 3D y está integrada en Microsoft Excel 2016. Úsela como una herramienta de inteligencia empresarial avanzada al visualizar cualquier dato geoespacial que ya haya traído a Excel con Power Query y combinado con Power Pivot.
Microsoft PowerPoint 2016
Grabe su pantalla con PowerPoint
Grabe sin problemas cualquier proceso en su pantalla con una nueva herramienta de proyección de pantalla en PowerPoint. Ir a Cinta> Insertar> Grabación de pantalla . Capture la parte de su pantalla con audio e insértela directamente en su presentación en un proceso de un solo clic.
Puede estilizarlo con los muchos ajustes preestablecidos de estilo de video. Recorta el video al tamaño que desees. PowerPoint también le permite guardar el archivo de video en su escritorio para usarlo fuera de la suite.
Comparta mejor con la resolución de conflictos
Esta es una característica interesante que le ayuda a evitar conflictos al observar los cambios realizados por cada colaborador, gracias a una comparación visual en paralelo. Elija la diapositiva con los cambios que le gustaría mantener.
Microsoft Outlook 2016
Lea los correos electrónicos importantes primero
Una función de administración de correo electrónico inteligente aprende el comportamiento de su bandeja de entrada y elimina los mensajes de baja prioridad a una carpeta especial llamada Desorden . También puede ordenarlos manualmente y revisarlos más tarde. Desorden necesita una suscripción a Office 365 para trabajar con Office 2016.
Adjunto de archivos más rápido
El flujo de trabajo del correo electrónico se acelera cuando adjuntar archivos simplemente funciona. Microsoft Outlook 2016 facilita adjuntar archivos abiertos recientemente desde el menú.
También puede establecer permisos de archivo en los archivos adjuntos. Compártelas como Solo visualización o permite ediciones para que los destinatarios puedan trabajar juntos en archivos compartidos en la nube en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint. De forma predeterminada, los destinatarios tienen permisos para editar.
La mejor razón para actualizar: trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento
Microsoft ha realizado cambios inteligentes y sutiles con Office 2016. No es un cambio de imagen radical de la versión anterior. Para los usuarios ocasionales, las versiones anteriores funcionarán tan bien como antes porque una compra independiente de la suite de escritorio podría ser un gasto inútil.
Cuando usted Trabajar en un equipo luego, actualizar a Office 2016 tiene más sentido.
Desde una herramienta de productividad individual, Office 2016 ha colocado un pie sólido en el ámbito de la nube y la colaboración. El uso compartido y la coautoría de documentos más sencillos podrían cambiar por sí solos su idea de productividad. La coautoría es ahora una característica de las aplicaciones de escritorio: las aplicaciones vinculadas de Microsoft Office, Office Online y Office 365 lo convierten en un centro de productividad en movimiento.
Para los equipos, la mejor oferta podría ser una suscripción a Office 365 que le brinda el paquete de escritorio, móvil y nube. Pero tiene que estar preparado para la nube y los dispositivos móviles para aprovechar las nuevas mejoras. Con el modelo de suscripción, se beneficiará de las futuras actualizaciones automáticas que se incorporarán. Hay muchas actualizaciones que esperar.
Nuevas actualizaciones como GigJam [URL rota eliminada] podrían publicarse en un futuro próximo. Luego, hay algunas otras características que no he cubierto como Grupos de Outlook que está disponible con una cuenta profesional o educativa de Office 365. O Skype for Business, que es útil para chats grupales.
¿Necesita ayuda con Office en una plataforma diferente? Consulte nuestra guía sobre cómo instalar y usar Microsoft Office en Linux .
Créditos de imagen: mirando hacia arriba por EDHAR a través de Shutterstock
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Saikat Basu es el editor adjunto de Internet, Windows y Productividad. Después de eliminar la suciedad de un MBA y una carrera de marketing de diez años, ahora le apasiona ayudar a otros a mejorar sus habilidades para contar historias. Busca la coma de Oxford que falta y odia las malas capturas de pantalla. Pero las ideas de fotografía, Photoshop y productividad calman su alma.
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