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Es posible que iWork no esté en la misma liga que Microsoft Office, pero sigue siendo una potente suite ofimática para tener en tu Mac.
Una vez que te familiarices con los fundamentos de iWork , está listo para pasar al siguiente paso, que es descubrir qué más puede hacer dentro de las aplicaciones de iWork y cómo. Ahí es donde entran en juego los siguientes consejos. Destacan algunas de las funciones útiles disponibles en las tres aplicaciones de iWork (Pages, Numbers y Keynote).
Sin embargo, antes de llegar a esos consejos de iWork, nos gustaría señalar una diferencia de nombre significativa entre Pages / Numbers y Keynote.
Tenga cuidado con esta convención de nomenclatura de Keynote
En Keynote, Apple se refiere a las plantillas como temas. Pero nos referiremos a ellos como plantillas en este artículo para evitar confusiones.
Sin embargo, tenga en cuenta que verá la palabra tema en lugar de plantilla dentro de las opciones del menú y similares en Keynote. Las opciones en sí aparecen en las mismas ubicaciones que en Pages y Numbers; es solo el nombre lo que difiere.
Ahora, exploremos algunas funciones útiles de las aplicaciones de iWork.
1. Cambiar las preferencias de idioma y región
Las aplicaciones de iWork le permiten cambiar la configuración de idioma y región para cada documento. Estos influyen en la forma en que el documento muestra valores numéricos, monedas, fechas y más.
Puede acceder a la configuración de idioma haciendo clic en Archivo> Avanzado> Idioma y región . De forma predeterminada, están configurados para coincidir con la configuración del sistema como los ve en Preferencias del sistema> Idioma y región .
Cuando cambie a un idioma o región diferente, verá una vista previa de los formatos de datos actualizados justo debajo de la configuración. Golpea el OK para guardar la configuración.
¿El contenido del documento se actualizará automáticamente para que coincida con el nuevo formato? No todo. Es posible que necesite un poco de prueba y error para descubrir qué cambia exactamente.
Pero cualquier dato nuevo que ingrese toma el formato especificado por las preferencias de idioma y región actualizadas. Por esta razón, es mejor modificar esa configuración tan pronto como configure el documento.
2. Personalizar la configuración de autocorrección
La configuración de autocorrección que ha configurado en Preferencias del sistema> Teclado> Texto aplicar en macOS. ¿Sabía que puede anularlos para cada aplicación de iWork desde Preferencias> Autocorrección ?
Sí, las preferencias de Pages, Numbers y Keynote tienen una pestaña especial con varias configuraciones de autocorrección que puede modificar como mejor le parezca. Además de tener configuraciones personalizadas para el formato y la ortografía, puede tener listas personalizadas para el reemplazo de texto.
3. Dale a los objetos un cambio de imagen con estilos
iWork tiene combinaciones preestablecidas de colores, fuentes, formas y más para ayudarlo a cambiar la apariencia de los objetos. Encontrarás estos estilos ocultos en el Formato inspector.
Por supuesto, las opciones que ve en el inspector dependen del objeto que haya seleccionado, y el nombre de la pestaña correspondiente también varía. Sin embargo, no se preocupe, porque las pestañas son muy fáciles de encontrar.
Verás un Estilo pestaña para cuadros de texto, formas y medios. Los estilos de tabla aparecen debajo de Mesa Estilos de pestañas y gráficos en el Gráfico pestaña. Verá estilos de párrafo y estilos de carácter debajo del Texto pestaña.
Para aplicar un estilo, seleccione el objeto al que desea aplicar una nueva pintura y elija uno de los estilos preestablecidos.
4. Crea estilos personalizados
Las aplicaciones de iWork te permiten crear tus propios estilos. Para agregar uno, seleccione cualquier objeto cuyo estilo desee guardar y haga clic en Formato> Avanzado> Crear estilo .
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¿Preferiría un acceso directo de un clic en lugar de la opción de menú? Clickea en el + botón que sigue los estilos existentes en el Formato inspector. ¡Y ahí está tu estilo ahora guardado como un ajuste preestablecido!
Para los estilos de párrafo, carácter y lista, encontrará el agregar botón en una ubicación ligeramente diferente. Está en la parte superior derecha de la lista de estilos.
Es una pena que Apple haya abandonado la función de importación con la que se podían incorporar estilos personalizados de un documento a otro. Aún puede hacer eso, pero requiere un poco de esfuerzo adicional y solo puede mover un estilo personalizado a la vez.
Primero, debe seleccionar el objeto cuyo estilo desea copiar y hacer clic en Formato> Copiar estilo . Entonces, tienes que usar el Formato> Pegar estilo opción en el documento donde desea reproducir el estilo.
5. Agregar hipervínculos
Seleccione el texto para el que desea crear un hipervínculo y visite el Formato> Agregar enlace menú o el menú contextual para comenzar. Verá que puede crear enlaces tanto a páginas web como a direcciones de correo electrónico.
En Keynote, también podrá vincular a diapositivas específicas. Del mismo modo, podrá vincular elementos específicos (llamados marcadores) de un documento en Pages. Por supuesto, necesitará tener un marcador en su lugar antes de poder vincularlo.
Para crear un marcador, primero seleccione el elemento al que desea acceder rápidamente. Entonces, en el Marcadores sección de la Documento inspector, haga clic en el Añadir marcador botón. El marcador aparece en la lista justo debajo del botón.
6. Comprimir archivos
Insertar objetos multimedia como fotos y películas en un documento de iWork puede aumentar significativamente el tamaño del archivo. Esto se debe a que el archivo almacena esos objetos en su tamaño y resolución originales, incluso si los ha reducido.
Por supuesto, eso es útil cuando desea restaurar las versiones originales de los objetos multimedia. Pero como compromiso, debe tratar con un archivo más grande.
¿Qué tal comprimir archivos permitiendo que iWork recorte audio / video y reduzca la resolución de la imagen? Haciendo clic en Archivo> Avanzado> Reducir tamaño de archivo Hace el truco. Asegúrese de utilizar la opción después de que todo el documento esté en su lugar y todos los objetos multimedia tengan el tamaño que desea.
A continuación, aparecerá un cuadro de mensaje que le indicará cuánto reducirá la aplicación el tamaño del archivo. Clickea en el Reducir para continuar con la compresión.
7. Bloquear objetos
¿A menudo terminas moviendo o editando elementos que no querías? Evite que al fijar objetos en su lugar con el Organizar> Bloquear opción. No tiene que hacer este objeto a la vez; el bloqueo funciona incluso cuando tiene varios objetos seleccionados.
A excepción de los cuadros de comentarios, puede bloquear todos los tipos de objetos que ve en la barra de herramientas principal de una aplicación de iWork. Eso incluye cuadros de texto, tablas, formas, imágenes y videos.
¿No puedes bloquear objetos en Pages? A veces verás el Cerrar con llave opción atenuada en el Arreglar menú de la aplicación Páginas. Pruebe esta siguiente solución para habilitarla.
Primero, abra el Formato inspector del objeto seleccionado y cambie a su Arreglar pestaña. Bajo la Colocación de objetos sección, cambie de la Mover con texto pestaña a la Quedate en la pagina pestaña. Eso debería traer de vuelta el Cerrar con llave opción para el objeto seleccionado.
Si desea mover o editar un objeto que ha bloqueado, primero deberá desbloquearlo haciendo clic en Organizar> Desbloquear .
8. Objetos de grupo
Digamos que desea mover algunos objetos sin alterar su posición relativa entre sí. O tal vez quieras aplicar el mismo estilo a todos ellos. En casos como estos, ayuda si puede tratar esos objetos como un solo elemento. De hecho, puede, una vez que los agrupa haciendo clic en Organizar> Agrupar .
Para separar los objetos agrupados y volver a editarlos individualmente, todo lo que tiene que hacer es seleccionar el grupo y hacer clic en Organizar> Desagrupar .
También puede agrupar / desagrupar objetos (además de bloquearlos / desbloquearlos) haciendo clic con el botón derecho o Control -Haga clic en menú.
9. Mantenga las herramientas de organización a mano
los Formato El inspector incluye un Arreglar pestaña para darle opciones para posicionar objetos con precisión. Pero es tedioso cambiar a él desde una de las otras pestañas cada vez.
¿Por qué no hacer el Arreglar herramientas más fáciles de acceder? Dales un panel portátil dedicado haciendo clic en Ver> Mostrar herramientas de organización . También puedes poner Colores y Ajustar imagen herramientas en paneles emergentes similares haciendo clic en el Show opción en el Vista menú.
10. Acceda a las opciones de visualización rápidamente
Mira ese diminuto Vista botón de la barra de herramientas en el extremo izquierdo? Oculta un menú útil para alternar la visibilidad de elementos clave en pantalla, como reglas, comentarios y Buscar y reemplazar caja.
Según la aplicación iWork en la que se encuentre, puede usar esa barra de herramientas Vista menú para acceder también a algunas funciones especiales. Por ejemplo, en Pages puede ocultar miniaturas y revelar el recuento de palabras de ese menú. En Keynote, puede cambiar entre varios diseños y también comenzar a editar diapositivas maestras.
11. Ocultar el selector de plantillas
Cuando abres cualquier aplicación de iWork, te muestra un conjunto de plantillas ordenadas que te permiten elegir entre las que te ahorran tiempo.
Si bien las plantillas son útiles , es posible que prefiera comenzar con un documento en blanco cada vez. En ese caso, el selector de plantillas se convierte en una molesta ventana emergente. Ocultarlo es fácil.
Primero ve a la aplicación Preferencias sección con el atajo Cmd + coma . Bajo la Para nuevos documentos sección de la General pestaña, seleccione el botón de opción para Usar plantilla .
En Pages y Numbers, la plantilla predeterminada es Blanco , mientras que en Keynote, es Degradado . Sin embargo, no tienes que quedarte con estos. Selecciona el Cambiar plantilla botón debajo del Usar plantilla opción para seleccionar un nuevo valor predeterminado. También puede crear una nueva plantilla para usarla como predeterminada. Veremos cómo hacerlo en la siguiente sección.
¿Quiere acceder al selector de plantillas después de haberlo ocultado? Tocar el tema manteniendo pulsado el Opción llave cuando está creando un nuevo documento. Opción + Cmd + N es el atajo correspondiente.
12. Cree nuevas plantillas
Supongamos que ha configurado un documento de iWork y ahora le gustaría usarlo como punto de partida para documentos futuros. Puede, una vez que guarde ese documento modelo como plantilla. Para hacerlo, haga clic en Archivo> Guardar como plantilla . (En Keynote, verá Guardar tema en lugar de Guardar como plantilla .)
En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Agregar al selector de plantillas para guardar la plantilla en la ubicación predeterminada. A continuación, aparecerá en el Mis plantillas sección del selector de plantillas. Si desea guardar la plantilla en una ubicación diferente, haga clic en el Ahorrar en su lugar.
13. Cree marcadores de posición para texto y medios
Si está trabajando con una plantilla personalizada, debe seleccionar los fragmentos de texto existentes cada vez que desee reemplazarlos. No tendrá este problema si los fragmentos de texto de la plantilla son marcadores de posición. Cuando lo estén, puede comenzar a escribir texto de inmediato sin tener que seleccionar primero el texto existente.
Del mismo modo, si define marcadores de posición para los medios, puede reemplazarlos con medios nuevos en un instante. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el añadir imagen en la parte inferior derecha del marcador de posición (vea la captura de pantalla a continuación).
Esto abre el explorador de medios emergente desde el cual puede seleccionar la imagen o el video que necesita. No tendrá que molestarse en cambiar el tamaño o el estilo de los nuevos medios; adoptan el mismo estilo que el marcador de posición.
Como puede ver, tener marcadores de posición para texto y medios ahorra mucho tiempo y querrá utilizarlos al crear plantillas. Hacerlo es bastante sencillo.
Seleccione cualquier fragmento de texto que desee definir como marcador de posición y haga clic en Formato> Avanzado> Definir como marcador de posición de texto . Si desea establecer una imagen o un video como marcador de posición, elija la Definir como marcador de posición de medios opción del mismo menú en su lugar.
14. Importar plantillas listas para usar
No es necesario que cree plantillas personalizadas. ¿Por qué no importar algunos increíbles de iWorkCommunity ? ¡Son de uso gratuito! (También puede 'pedir prestado' plantillas a amigos y familiares por correo electrónico).
iWorkCommunity tiene plantillas para hojas de horas, eventos para recaudar fondos, diarios y muchos otros tipos de documentos. Descargue cualquier plantilla que desee y ábrala con la aplicación iWork correspondiente.
La plantilla se abre como un archivo normal. Para instalarlo, deberá guardarlo como una plantilla personalizada como vimos en la sección anterior. Una vez que lo hagas, aparecerá en el Mis plantillas sección del selector de plantillas como de costumbre.
15. Restaurar versiones de archivos anteriores
Las aplicaciones de iWork guardan automáticamente su trabajo a intervalos regulares, después de haber guardado un archivo una vez nombrándolo. Puede ver y restaurar cualquiera de las versiones anteriores del archivo con el Archivo> Volver a> Examinar todas las versiones opción. Eso pone en acción el sistema de control de versiones de archivos en macOS.
Si hay alguna versión particular del archivo que le gustaría guardar como punto de restauración, haga clic en Archivo> Guardar o golpear Comando + S para guardar esa versión manualmente. A continuación, aparecerá junto con las versiones guardadas automáticamente y podrá restaurarlo en cualquier momento.
Es posible que desee asegurarse de tener una buena copia de seguridad antes eliminar valores duplicados en Numbers , por ejemplo.
16. Copia de seguridad de archivos en formatos de Microsoft Office
Si desea garantizar la máxima compatibilidad para los archivos de su oficina en la mayoría de las plataformas y versiones de software, conserve una copia de:
- Pagina documentos como archivos DOC (Word),
- Numera las hojas de cálculo como archivos XLS (Excel) y
- Presentaciones de Keynote como archivos PPT (PowerPoint).
Es posible que pierda algunas configuraciones de archivos con este enfoque, pero sus datos están más o menos intactos y son compatibles con versiones anteriores. Ahora veamos cómo exportar esos archivos.
Mira debajo del Archivo> Exportar a menú para encontrar la aplicación de Microsoft Office correspondiente para exportar su archivo. Cuando el Exporta tu documento aparece el cuadro de diálogo, seleccione el formato relevante de la Opciones avanzadas sección.
Tenga en cuenta que DOC, XLS y PPT son formatos de archivo heredados que Microsoft ha reemplazado hace mucho tiempo con los formatos DOCX, XLSX y PPTX, respectivamente. Explore este último con nuestro artículo sobre formatos de archivo de oficina raros.
17. Proteger archivos con contraseñas o Touch ID
Las aplicaciones de iWork le permiten ocultar sus archivos detrás de una contraseña. Haga clic en Archivo> Establecer contraseña para comenzar a configurar uno. Asegúrese de agregar una pista de contraseña para recordarla fácilmente. Si desea que Keychain recuerde la contraseña por usted, marque esta casilla: Recuerda esta contraseña en mi llavero . Golpea el Configurar la clave para terminar de bloquear su archivo.
Si su Mac admite Touch ID para el desbloqueo de huellas digitales, puede usar esa función para desbloquear archivos de iWork. Pero primero, deberá configurar Pages, Numbers y Keynote para usar Touch ID. Para hacer esto, en el Preferencias sección de cada una de estas aplicaciones, seleccione la casilla de verificación para Usar Touch ID .
Touch ID funciona solo en conjunto con una contraseña de texto, por lo que no puede usar solo Touch ID para bloquear / desbloquear un archivo. Primero deberá configurar una contraseña de texto para él, y mientras lo hace, podrá seleccionar el Abrir con Touch ID opción.
el icono de red dice que no hay acceso a Internet, pero estoy conectado a Windows 10
18. Descubra las novedades
¿Quieres saber qué te depara la última actualización de iWork? Haga clic en Ayuda> Novedades de en cualquier aplicación de iWork para ver los aspectos más destacados en un cuadro emergente. Golpea el Continuar para salir del cuadro. Si desea conocer todas las principales funciones nuevas, haga clic en el Lista completa de funciones enlace para visitar la página de soporte de Apple correspondiente.
Comparte un secreto de iWork o dos tú mismo
Si tu deshazte de Microsoft Office para iWork o utilizar ambas suites de oficina una al lado de la otra, depende de usted. En cualquier caso, aprender los mejores consejos y trucos para iWork seguramente le ahorrará mucho tiempo. Empiece por explorar cómo agregar casillas de verificación y controles deslizantes en Numbers o cómo usar fórmulas y funciones en Numbers.
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Akshata se capacitó en pruebas manuales, animación y diseño de UX antes de enfocarse en tecnología y escritura. Esto reunió dos de sus actividades favoritas: dar sentido a los sistemas y simplificar la jerga. En MakeUseOf, Akshata escribe sobre cómo aprovechar al máximo sus dispositivos Apple.
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