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Una de las mejores cosas de trabajar digitalmente es que puede reducir una gran cantidad de trabajo innecesariamente repetitivo. Por ejemplo, si debe completar el mismo contenido en varias celdas en una hoja de cálculo, puede simplemente copiar y pegar los valores para ahorrar tiempo.
Sin embargo, esto puede resultar un poco complicado si necesita copiar fórmulas. Afortunadamente, Excel tiene varias formas de copiar y pegar fórmulas. Sin embargo, hay un par de cosas que debe tener en cuenta al hacerlo.
Referencias de celda relativa
Antes de que podamos saltar a copiar fórmulas, necesita saber un poco sobre cómo Excel hace referencia a las celdas. Excel rastrea la relación entre las celdas de la fórmula, no las celdas reales.
Por ejemplo, en la imagen de abajo, la celda C2 contiene la fórmula A2 + B2. Pero gracias a las referencias de celda relativas, Excel lee esto como: agregue la celda que está dos lugares a la izquierda a la celda que está un lugar a la izquierda.
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Estas referencias de celda relativas pueden ser muy útiles. Si desea agregar los valores en las filas 3 y 4 de la misma manera que lo hizo para la fila 2, todo lo que tiene que hacer es copiar la fórmula sin preocuparse por cambiar las filas usted mismo. Excel actualiza las filas en cada fórmula para que las celdas a la izquierda se sumen.
Sin embargo, a veces no desea que la ubicación de una celda cambie cuando copia una fórmula.
Por ejemplo, supongamos que desea calcular el impuesto sobre las ventas de una serie de productos, como hemos hecho a continuación. Si agrega el impuesto sobre las ventas a una celda, desea que esa celda permanezca igual en la fórmula para cada producto. Para hacer esto, debe indicarle a Excel que la ubicación de esa celda es fija, no relacional. Haces esto con un $ firmar delante de la fila, columna o ambas.
Agregar el $ antes de la B le dice a Excel que no importa dónde peguemos la fórmula, queremos mirar la columna B. Para evitar que la fila cambie, también agregamos un $ antes del 1. Ahora, no importa dónde peguemos la fórmula, siempre hará referencia a B1 para el valor del impuesto.
A medida que copiamos la fórmula en la columna, la ubicación del precio se actualiza, pero la ubicación del impuesto sobre las ventas permanece igual.
Uso del método abreviado de teclado F4
Hay un atajo de teclado para alternar entre las opciones de referencia de una celda. Cuando esté escribiendo una fórmula y haga clic en una celda, presione F4 para arreglar esa celda. Por ejemplo, si hace clic en B1 y presiona F4, cambia la referencia a $ B $ 1. Si presiona F4 nuevamente, la referencia de celda cambia a B $ 1, luego a $ B1 y finalmente de nuevo a B1.
Copiar y pegar una fórmula manualmente
La forma más familiar de copiar y pegar una fórmula es copiar y pegar el texto de la fórmula dentro de una celda. Esto es similar a cómo copiaría y pegaría texto en Word.
Copie el texto seleccionando la celda y haciendo clic derecho en la fórmula en la parte superior de la pantalla. Esto abre una ventana emergente con varias opciones, seleccione Dupdo . También puede utilizar el botón copiar en la cinta, que se encuentra en la Portapapeles sección de la Hogar pestaña.
Luego anule la selección del texto presionando el Regreso llave. Finalmente, haga clic con el botón derecho en la nueva celda en la que desea pegar y haga clic en el icono del portapapeles o use el Pegar botón en la cinta. También puede utilizar el método abreviado de teclado, Ctrl + C , para copiar el texto resaltado y Ctrl + V para pegarlo una vez que seleccione una nueva celda.
Este método es familiar, pero no es una de las mejores formas de copiar una fórmula. Si tuviera que copiar una fórmula en varias celdas, llevaría mucho tiempo. Este método también copia su texto exacto, por lo que no obtiene los beneficios de las referencias de celda relativas de las que hablamos anteriormente.
Solo debe usar este método si solo necesita copiar la fórmula en un par de lugares y desea que las celdas permanezcan exactamente iguales cada vez.
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Una mejor manera de copiar una fórmula en Excel
Una forma más sencilla de copiar la fórmula es copiar y pegar en toda la celda en lugar de solo en el texto que contiene. Haga clic en la celda con la fórmula que desea copiar. Luego cópielo haciendo clic derecho en la celda o usando el atajo de teclado Ctrl + C .
Una vez que copie la celda, tendrá un borde verde discontinuo para mostrar que la está copiando actualmente. A continuación, seleccione la celda en la que desea pegar la fórmula. Luego pegue la fórmula haciendo clic derecho en la celda o usando el atajo de teclado Ctrl + V .
Esta vez, notará que la fórmula usa referencias de celda relativas. En lugar de A2 + B2, una fórmula en la fila de abajo se convierte en A3 + B3. De manera similar, si pegó la fórmula en la siguiente columna en la fila de abajo, se actualizaría a B3 + C3.
Cómo arrastrar una fórmula hacia abajo de una columna o a lo largo de una fila
El método anterior puede llevar demasiado tiempo si necesita pegar la misma fórmula en varias filas o columnas. Afortunadamente, hay dos formas aún más rápidas de hacer esto.
Primero, puede copiar la fórmula como lo hizo anteriormente, pero en lugar de pegarla en una celda, puede hacer clic y arrastrar para seleccionar varias celdas y pegar la fórmula en todas ellas haciendo clic derecho en cualquier celda o usando el atajo de teclado Ctrl + V .
La segunda forma de pegar la misma fórmula en varias filas es arrastrarla. En la esquina inferior derecha de una celda seleccionada, verá un cuadrado verde. Haga clic en ese cuadrado y arrástrelo sobre las celdas en las que desea copiar la fórmula. Esta es probablemente la forma más rápida de copiar una fórmula de Excel en una columna o en una fila.
Nuevamente, verá que Excel actualiza la fórmula para usar referencias de celda relativas para cada fila o columna que cambia.
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Pegado especial
Un problema que puede tener al pegar una fórmula es que también pega cualquier estilo en las celdas seleccionadas. El estilo incluye elementos como el tamaño de fuente, el contorno de la celda, los colores o la configuración de negrita. Pegar el estilo es un inconveniente si usa colores de línea alternativos o si delineó su tabla.
Para resolver esto, Excel introdujo Pegado especial.
Use Pegado especial para pegar solo la fórmula sin ninguno de los estilos que se agregaron a la celda. Para utilizar Pegado especial, haga clic con el botón derecho y seleccione Pegado especial en el menú emergente.
Un resumen de cómo copiar y pegar fórmulas de Excel
Excel está optimizado para reducir la cantidad de tareas repetitivas que debe completar. Agregar la misma fórmula a varias celdas es rápido y fácil de hacer en Excel. Puede copiar y pegar el texto de la fórmula, como lo haría en un documento de Word. Pero si desea aprovechar las referencias de celda relativas, es mejor que utilice diferentes métodos.
Una buena forma de copiar una fórmula es seleccionar toda la celda con la fórmula y copiarla. Si necesita copiar una fórmula en una columna o en una fila, también puede arrastrar la celda por el área en la que desea copiarla, lo que es mucho más rápido.
Ambos métodos le permiten copiar una fórmula en varias celdas rápidamente. La próxima vez que cree una hoja de cálculo, recuerde probarla y ahórrese un tiempo precioso.
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J. Seaton es un escritor científico que se especializa en analizar temas complejos. Tiene un doctorado de la Universidad de Saskatchewan; su investigación se centró en utilizar el aprendizaje basado en juegos para aumentar la participación de los estudiantes en línea. Cuando no está trabajando, la encontrará leyendo, jugando videojuegos o haciendo jardinería.
Más de Jennifer SeatonSuscríbete a nuestro boletín
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