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Si hay una desventaja de los servicios y aplicaciones basados en la nube, es que siempre debe estar en línea para usarlos. Si su Internet se cae, o si está viajando, su trabajo se paraliza.
Afortunadamente, Google Docs, ahora más conocido como Google Drive, tiene esto cubierto. Puede desconectar el servicio y acceder y editar sus archivos incluso sin una conexión a Internet.
Lo mejor de todo es que puede hacerlo en prácticamente cualquier plataforma o dispositivo. En esta guía, veremos cómo configurarlo y comenzar a trabajar en cualquier lugar donde use Google Drive.
En el escritorio en el navegador
Necesita el navegador Chrome para poder acceder a Google Drive sin conexión en el escritorio. Está disponible para Windows, Mac y Linux, y funciona de la misma forma en cada plataforma. En los navegadores no compatibles, faltan las configuraciones para activar el acceso sin conexión.
Para comenzar, necesitará el Aplicación web Drive Chrome instalado en Chrome. Viene como una opción predeterminada con Chrome, pero si lo necesita, se le pedirá que lo instale antes de continuar.
Activar el modo sin conexión en Google Drive
Inicie sesión en su cuenta en Google Drive, drive.google.com . Haga clic en el Ajustes icono (la rueda dentada) hacia la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Ajustes .
En la ventana que se abre, marque la Sincronizar Google Docs… opción en la sección etiquetada Desconectado . Sus archivos comenzarán a descargarse en su computadora; estos incluyen Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos.
Activar el modo sin conexión en Google Docs
Vaya a Google Docs - docs.google.com - e iniciar sesión. Haga clic en el icono del menú de hamburguesas en la parte superior izquierda de la pantalla y elija Ajustes .
Debajo Sincronización sin conexión hacer clic Encender . Se abrirá una nueva pestaña con instrucciones para instalar la aplicación web de Chrome si es necesario, luego para confirmar que desea habilitar el acceso sin conexión.
Editar archivos
Se necesitan unos minutos para descargar sus archivos y también para almacenar en caché copias de las aplicaciones de Docs. No se desconecte de Internet demasiado rápido o no podrá acceder a ellos. Para asegurarse de que un archivo específico que necesita esté disponible sin conexión, simplemente ábralo y luego ciérrelo nuevamente.
Cuando no esté conectado, abra Google Drive o Google Docs en su navegador yendo a la misma URL que usa en el modo en línea. Todos sus archivos aparecerán como de costumbre, pero los que no estén disponibles sin conexión aparecerán atenuados.
Haga doble clic para abrir un archivo. Verá un icono gris 'Fuera de línea' junto al nombre del archivo.
Los cambios se guardan automáticamente a medida que edita un documento. Cuando vuelva a estar en línea, se sincronizarán con su cuenta. Todos los archivos que se hayan editado localmente pero que aún no se hayan sincronizado se mostrarán en negrita en su lista de documentos.
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También puede crear nuevos documentos cuando trabaja sin conexión. Estos se cargarán en su cuenta la próxima vez que se conecte.
En el escritorio con la aplicación Drive
Otra forma de utilizar Google Docs sin conexión es a través de aplicación dedicada de Google Drive . Está disponible para dispositivos de escritorio para Windows y Mac, así como para Android e iOS en dispositivos móviles.
De forma predeterminada, la aplicación Drive para escritorio descarga todo el contenido de su cuenta de Drive en su computadora. Es similar a cómo funcionan los clientes de la nube de escritorio como Dropbox. Para descargar solo carpetas específicas, vaya a Preferencias> Opciones de sincronización dentro de la aplicación.
Una vez instalado, puede acceder a todos sus archivos de Drive, no solo a los documentos, a través de una ventana del Explorador en Windows o el Finder en Mac.
Puede editar cualquier archivo descargado a través de la aplicación Drive. Archivos de Google Docs, guardados en el .gdoc , .gsheet etc, se editan en Chrome.
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Debe hacer doble clic en el archivo para abrirlo, por lo que debe tener Chrome configurado como su navegador predeterminado: no se podrá acceder a un archivo si se abre en otro navegador. También debe haber activado la función sin conexión dentro de la propia aplicación web de Drive, como describimos anteriormente.
Otros archivos se abren en la aplicación local que elijas: hojas de cálculo de Excel en Office, imágenes en Photoshop, etc.
Edítelos y guarde sus cambios como de costumbre. Se sincronizarán con su cuenta en la nube la próxima vez que se conecte a Internet.
La aplicación Drive es probablemente la opción más conveniente si usa principalmente el servicio en una sola computadora. Viene con el inconveniente de tener que almacenar muchos gigabytes de datos localmente, por lo que no es ideal para tenerlo en varias máquinas.
En un Chromebook
Contrariamente a la creencia popular, los Chromebook funcionan sin conexión para una variedad de funciones. Esto incluye el uso de Documentos sin conexión.
El proceso para configurarlo es exactamente el mismo que para usar Chrome en Windows, Mac o Linux. Abra las aplicaciones Drive o Docs para cargar el sitio correspondiente en el navegador Chrome, luego active la función sin conexión de la misma manera que lo haría en esas otras plataformas.
En Google Apps at Work
El acceso sin conexión a Google Docs también se puede habilitar en Google Apps para empresas. Sin embargo, la función no está disponible para usuarios individuales y necesita un administrador para activarla. Como siempre, los usuarios deben utilizar Chrome.
Inicie sesión en la consola de administración de Google y vaya a Aplicaciones> Google Apps> Drive> Acceso a datos . Marque la casilla etiquetada Permitir a los usuarios habilitar documentos sin conexión seguido por Ahorrar .
Esta configuración se aplica a toda la organización. Para las cuentas de Google Apps Unlimited o Google Apps for Education, puede restringir el acceso sin conexión a usuarios individuales o grupos por motivos de seguridad.
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En movil
los Aplicaciones de Google para iOS y Android Brindar soporte fuera de línea para usuarios de teléfonos inteligentes y tabletas. En tabletas con Windows, debe utilizar los métodos de escritorio para Chrome descritos anteriormente; para Windows Phone no hay soporte. La aplicación de terceros GDocs ofrece visualización sin conexión en Windows Phone, pero sin edición.
Use Docs sin conexión en iOS y Android
Las aplicaciones para iPhone y iPad, así como los dispositivos Android, funcionan de la misma manera. No cuentan con una configuración 'sin conexión' que lo abarque todo, sino que debe hacer que su contenido esté disponible sin conexión archivo por archivo.
Hay tres formas diferentes de lograrlo. Desde la pantalla principal de la aplicación, simplemente toque el botón de menú 'tres puntos' debajo del archivo elegido y seleccione Mantener fuera de línea .
Alternativamente, cuando el archivo está abierto, puede seleccionar Mantener fuera de línea del menú. O seleccione Detalles y seleccione la misma opción desde allí. En todos los casos, simplemente anule la selección de la opción para eliminar la versión sin conexión de su dispositivo.
Una vez que lo seleccione, se descargará el archivo. Una notificación le alertará cuando se complete el proceso.
Desliza el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla y elige Desconectado de las opciones para mostrar solo los archivos que están disponibles sin conexión.
Todas las modificaciones que realice se guardan automáticamente y esos cambios se sincronizan con su cuenta la próxima vez que su dispositivo se conecte a Internet.
Evite problemas al trabajar sin conexión
Hay algunos problemas que debe tener en cuenta al trabajar con Google Docs sin conexión.
- Problemas de sincronización. Dos de los principales beneficios de Google Drive es que puede acceder a sus archivos en cualquier dispositivo y que es fácil colaborar en documentos con otros usuarios. Recuerde que cuando edita un documento sin conexión, los cambios no estarán disponibles de inmediato en otro navegador ni para otro usuario. Si sincroniza sus ediciones sin conexión después de que el documento se haya editado en otro lugar, las dos versiones del archivo se fusionarán. Para evitar confusiones, debe informar a los colaboradores cuando desconecta un archivo, para que sepan que no deben trabajar en él.
- Compatibilidad con hojas de cálculo sin conexión. Las hojas de cálculo creadas en Google Sheets antes de diciembre de 2013 no se pueden editar y solo se puede acceder a ellas en modo de solo lectura. Copie y pegue el contenido en un documento nuevo si necesita editar una hoja de cálculo anterior.
- Funcionalidad limitada. Cuando desconecta Google Docs en el escritorio, vuelve a ser poco más que un editor de texto básico. Obtiene opciones de formato básicas, pero se eliminan muchas características comunes. Estos incluyen la revisión ortográfica, la adición de imágenes y el acceso a los complementos que haya instalado. Esto es un problema menor en dispositivos móviles, donde las aplicaciones ya tienen características más ligeras.
Trabajar sin conexión es un compromiso
Desconectar Google Docs no te da un reemplazo completo para MS Office , o cualquier otra suite de oficina de escritorio tradicional. Obtendrá lo mejor del servicio utilizándolo en línea siempre que tenga una conexión a Internet disponible.
Pero siempre que esté al tanto de las limitaciones, así como de algunos posibles obstáculos, la funcionalidad es increíblemente útil. Le permite seguir trabajando donde quiera que esté, con la seguridad de saber que sus datos están seguros y se sincronizarán sin problemas una vez que se reanude la conexión. Sin un impacto en el rendimiento por tener la función activada, le recomendamos que la active ahora, incluso si cree que no la necesitará con tanta frecuencia.
Y recuerde, al igual que Google Docs, hay muchas más aplicaciones de productividad excelentes que funcionan sin conexión.
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Andy es un ex periodista impreso y editor de revistas que ha estado escribiendo sobre tecnología durante 15 años. En ese tiempo ha contribuido a innumerables publicaciones y ha realizado trabajos de redacción publicitaria para grandes empresas de tecnología. También ha proporcionado comentarios de expertos para los medios de comunicación y ha organizado paneles en eventos de la industria.
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